越大越糊涂

15年前，陈老板就在汉正街批发市场摆摊位做饼干批发生意了。那时候生意简单，做两个厂家的饼干生意，产品规格总共不过十来个，定期去厂家进一整车货回来，每天驻守在批发摊前，一手钱一手货。财务则由老板娘每天晚上回去清点一下现金，做一下流水，再扣去简单的管理费和定税，减去进货额，剩下的就是赚的。
后来生意做大，收起摊床，租下门面，扩招人员，经销的产品扩展到十几个厂家的上百种商品，公司里开始分出财务、业务、储运等各个部门。因为要考虑到与厂家和卖场的财务系统对接，老板娘的口袋账和流水账就不能发挥作用了，陈老板便在本家亲戚中找了一个财会专业毕业的外甥，专门来做账。
但是，陈老板却觉得这生意做得远不如从前那么爽了：看起来钱是比原来赚得多，但到底哪里赚了钱？好像反而说不清楚了，因为生意不再像以前进货额减出货额那么简单。
复杂在哪儿呢？
以前送一车货出去，他只需看一下货单就能大概算出来能赚多少——陈老板能凭借自己的直觉准确判断引进的产品，都是利润不错的；而现在即使陈老板专门到仓库查看装车发货情况，也搞不清楚这车货能赚多少钱了。因为现在客户进的品项比以前多，搭上后期服务费用，搞不好还会退点货回来，使财务变得复杂起来。
而且，原来的客户群简单，有无价值的客户都非常好辨认，比如每次进货侧重高毛利产品的客户就是好的；而现在客户多了，每个客户的业务量又各不相同，时断时续，时多时少，哪里还能分清哪些有无价值，反正只要有业务来往的都是客户。
经销商的企业由小到大，财务变化是最复杂也最受关注的。由夫妻老婆店简单的收钱发货，到集合仓储、配送、理货、售后服务、销售促进、账期结算、授信结算等综合一体化的交易系统，财务管理也越来越成为经销商在整体经营管理中的一大弱项。“出货价-进货价-费用=利润”的简单核算形式，早已无法适应扩大的企业规模，造成各种费用居高不下，资金运转不畅，许多风险无法预控。
财务管理系统快速升级，变得刻不容缓！

先把账算专业了

正规的成本核算系统不但能把当前的明显成本算出来，还能算出隐性成本，甚至算出未来可能要发生的费用。
比如成本核算，在生产企业中，绝不会以出厂价减原材料去核算一个产品的毛利。通常，除了一些明显的成本费用外，固定设备折旧、资金利息、预设产品损耗等隐性费用都会被计入，有的还会将后期经营中可能发生的相关费用预设出来，更要考虑成本费用在各相关产品上的分摊。
许多经销商却无法做到这一点，他们常常只算表面费用，隐性费用忽略不计，至于在未来销售活动中可能产生的预设费用，就更没有了。
经销商实现财务系统上的升级管理，首先要向生产企业和零售企业学习，把账算科学了。

财务系统的管理功能

真正意义上的财务系统功能不仅仅只是把账算清楚，还有很多更重要的功能：
1.从财务角度评估有价值的上游厂家(见表1)

 

2. 从财务角度评估有价值的产品(见表2)
每个经销商都会面临数以百计的不同产品，哪些商品能真正给自己带来利润？哪些商品一直在吃费用，属于隐性亏损？经销商可以通过财务系统清楚个大概。
值得注意的是，并非进销差价大的产品就是有价值的产品。有价值的产品应该具备较好的利润空间和稳定的销量，资金占用及周转情况较为合理，而且后期维护服务成本不高。
3. 从财务角度评估有价值的下游客户(见表3)
对下游客户的直觉判断是比较困难的，通常要通过进货的产品组合、回款效率、退换货情况以及后期服务成本等方面，进行综合评估，才能知道真实的答案。
4. 从财务角度看资金风险控制
资金风险属于隐性成本，必须通过合理的财务系统才能进行分析和预防。
经销商的资金占压主要是厂家的进货款、下线客户的应收款、仓库的压货款等。一旦管理疏漏，三方压款过大，就会使资金周转陷入困境。财务系统可以设定相关的数值比例，当占压的款项达到一定比例时，可以及时提出警报，以便企业迅速作出调整。
进一步讲，对于那些被占压的资金，也应该有个深入的分析，哪些合理，哪些不合理，并要及时追踪原因，寻求解决办法。以客户不合理应收账款为例（见表4）：对于压在仓库里的货，也要进行财务监控（见表5）。
5.财务系统能够发现新利润
财务系统不能直接赚出钱来，但能省钱，特别是在合理避税、控制内部办公费用、研究厂家的结算特点并争取较长账期方面，意义重大。
需要注意的是，这其中涉及财务人员的选用问题，经销商可以外聘资深专业财务人员，如若考虑到安全问题，也要请一位资深财务人员作为顾问。因为财务与业务不一样，财务不需要太多的活力与冲劲，却需经验。
6.服务功能
在经销商的经营活动中，外部以客户为中心，内部以财务为中心，各个环节都要与财务系统打交道。如果财务系统具备较强的内部服务意识，将给业务工作带来极大便利。
其中同样涉及财务人员的选择问题：优秀的经销商财务人员不仅能做一本好账，还要有专门处理业务人员单据贴报、提醒、申报等事务的能力，这样才能缓解高度灵活的业务工作与按部就班的财务工作之间的矛盾。
作为公司整体的一部分，财务系统的作用是多重的：一方面是全方位配合业务工作的开展，另一方面也是整个公司的安全底线。精准、全方位、有预见性的财务系统对于发展中的经销商来说，是十分必要的。