一寸光阴一寸金，寸金难买寸光阴。每个人一周有168小时，其中睡眠56个小时、吃饭和休息21个小时，剩下的由个人支配只有91个小时，也就是说每天13小时。你的每一年、每个月、每周、每一天、每一个小时、每一分钟都是有价值的，金钱是一分一分挣来的，而时间是一分钟一分钟挤出来的。浪费多少时间，就会浪费多少金钱，所以我们才要高效管理时间。正如现代管理之父、管理学大师彼得·杜拉克（Peter F．Drucker）曾说：“时间是最稀有的资源；管理不了时间，其他的一切也都无从管理了。”

帕金森定律：工作本可提早完成，却要拖拖拉拉，耗尽分配时间为止。要是我们仍不介意时间的流逝，那我们还能抓住什么？时间抓不住，但是可以挤出来，不要被时间的窃贼轻易偷窃！那什么是时间的窃贼？

1、有形（自觉）的时间窃贼：电话干扰（拨打或接听）；文山会海；不速之客打扰；阅读、游戏或上网；官僚作风；沟通不足；办公室政治；资源不足；桌面零乱、丢三落四；交通阻塞。

2、无形（不自觉）的时间窃贼：欠缺周详计划；不懂分辨先后缓急；过分注意细节；犹豫不决；无法说“不”；拖延；善忘；不懂授权；欠缺组织；健康欠佳。

以上时间的窃贼行为总体来看，可以分为四类：工作（不得不做的事项）、投资（健身、学习等行为）、闲耗（没有回报和结果的会议、会面等行为）和浪费（无意义的酗酒、游乐等行为）。如果你想快速成功，就要学会高效的时间管理，即尽可能高效高质量完成工作，减少闲耗与浪费的时间，提高用于投资的时间比例。

那我们该如何高效实行时间管理呢？下面我就用PDCA循环来分析一下高效的时间管理法：

一、计划（Plan）

一个人没有计划，就肯定难以高效执行，所以不管做什么工作，我们首先要有计划，这样才是高效执行的前提。而计划高效时间管理的关键在于每天同一时间制定《工作排程计划表》，将工作事项的优先次序写下，将重要又紧急和重要不紧急的工作事项写下。

工作排程计划表

工作事项	期限要求	重要性	紧急程度	顺序	时间	计划完成时间	时间完成时间	完成情况	备注

1、根据岗位说明书，确定有哪些需要完成的工作事项。

只有清楚你每天要完成什么工作事项时，这一天才可能在美好的期望中开始，至少就不会有消极而怠慢的情绪发生。

2、确定以上工作事项有没有对完成期限有要求。

只有清楚了解公司或者你的上司对该工作事项有没有时间上的要求，这样才不至于出现违抗公司或你的上司命令的行为。

3、判定以上工作事项的重要性和紧急程度。

（1）四象限原理

A、紧急又重要事项（I象限）：成功人士一般需安排20-25%的工作时间来处理，如危机、紧急事项、迫切事项、限期完成事项、准备事项等。

B、重要但不紧急事项（II象限）：成功人士一般需安排65-80%的工作时间来处理，如准备事项、防患未然、建立人际关系、改善产能、发展新机会、规划、休闲等。

C、紧急但不重要事项（III象限）：成功人士一般需安排15%的工作时间来处理，如不速之客、造成干扰的电话信件报告会议、必要而不重要的事项、受欢迎的活动等。

D、不紧急也不重要事项（IV象限）：成功人士一般需安排少于1%的工作时间来处理，如忙碌而琐碎的事、处理一般函件等文件、某些电话、消磨时光、有趣活动等。

（2）ABC优先法：根据计划事项的重要和紧迫程序，按照最重要的（A）、重要的（B）和不重要的（C）分类来管理时间。

A、A类（规划与发展等重要且紧迫的工作）：成功人士一般每天1-3件，占总工作量的15-20%，所费时间则占总工作时间的60-80%。

B、B类（持续性项目等较重要的工作）：成功人士一般每天5件，占总工作量的30-40%，所费时间则占总工作时间的20-40%。

C、C类（日常性事务）：成功人士的日常性事务占总工作量的15-20%，所费时间则占总工作时间的15%。

（3）二八法则（帕累托定律）：80%的工作事项只需要20%的努力。而20%的工作事项是值得做的，应当享有优先权。因此要善于区分这20%的有价值的工作事项，然后根据价值大小，分配时间。

A、确定计划的工作事项。

B、把计划事项分为价值80%的工作事项、价值20%的工作事项2类。

C、根据计划事项的工作价值来分配时间和精力。

成功人士会用80%的时间和精力做20%“价值为80%”的工作事项，而其余80%“价值为20%”的工作事项只会用20%的时间和精力。

4、根据以上工作事项的期限要求、重要性和紧急程度，预计按什么先后顺序并在什么时间来执行，同时确定计划完成时间。

（1）将重要又紧急的工作事项和重要不紧急的工作事项写入《工作排程计划表》，确保有大块时间来处理，这样就清楚你还剩多少时间可供你支配其他工作事项。

这些重要的工作事项只有充足的时间才可能保证质量，而设置计划完成时间则能督促你规定时间内完成，有利于提高效率。

（2）将细碎的时间分配给其他工作事项，见缝插针，充分利用。

二、执行（Do）

计划制定出来，只是完成了第一步，还要坚持认真执行。而执行计划的核心是，只做每天《工作排程计划表》计划的工作事项，只想写下来的问题，一次只做好一件好的工作事项，每件工作事项做完后立即写上完成情况，甚至填入备注内容。

1、优先处理当务之急和重要但不紧急的工作事项

必须清楚了解自己的生理时间，在自己工作效率最佳时段，全心全力处理当天最重要工作。将当务之急安排在黄金时段全力处理，然后把更多的精力放在重要但不紧急的工作事项上，因为紧急且重要的工作事项大多是没很好解决掉重要但不紧急的工作事项，这就需要在相对前期的时间段内辛苦一些。做好重要但不紧急的工作事项就好比努力将房屋的（承重）结构做好，做好关键的水电等工程，在遇到风雨的时候只需要小修小补即可，不会有“坍塌”的风险。在工作中更关注对工作职责、流程、程序、关系等方面，而不是一事一议，总是循环的忙。

2、执行计划完成的工作事项并记录

（1）执行《工作排程计划表》；

（2）追踪已完成的工作事项而消费的时间情况；

（3）重视自己时间的使用状况，拒绝时间浪费；

（4）记录完成每一件工作事项的时间消费情况；

（5）立即用缩略法把计划工作事项的完成情况简要记录下来，其他情况如需要特别备注的则记入备注。

3、执行中需注意的事项

（1）整块时间内要保证工作的连续性，集中处理当务之急和重要但不紧急的工作事项。

（2）特定时间内只解决一件工作事项，不能想到什么做什么。

（3）将大块时间细分，设立小目标，以提高效率，促进目标的达成。

（4）一个时间段分配给一件工作事项，就得心无旁骛，沉下心来完成。

（5）必须严格执行计划，严格规定计划完成时间，遵守时间，保证计划的神圣性。不要抱怨任务怎么这么多，如你在制定时已充分考虑到可利用的时间。除非你完全没有执行这个计划的能力，否则不要轻易对计划进行大的调整，那等于是对你制定计划时智商和判断力的否定。

三、检查（Check）

要及时检查、监督计划执行情况，从检查中获得反馈，及时进行调整和补救。检查计划执行情况的目的是将《工作排程计划表》中的实际完成时间与计划完成时间比较，借以得出实际工作进度，并判定计划完成程度，并通过预测后期进度对计划能否如期完成作出事先估计。

1、总结计划完成情况

（1）哪些工作事项完成得好；

（2）哪些工作事项完成得不好，并分析完成得不好的原因，以求改进。

2、评估《工作排程计划表》需改进的地方

（1）重要性和紧急程度是否设置正确；

（2）时间分配得是否合理；

（3）先后顺序是否合理；

（4）是否有节省的时间（每天以分钟计，每周则以小时计），节省出来的时间完成了什么工作事项。

3、追踪浪费时间的原因

根据《工作排程计划表》，追踪一天的计划完成情况，帮助识别出浪费时间的主要原因。

四、总结（Action）

总结就是把一段时间内《工作排程计划表》中的各种经验或情况进行分析研究，做出有指导性的结论。通过总结力求打破现状，实现时间管理的突破，螺旋上升，从而实现高效。

1、巩固措施

（1）克服精力分散

A、导致精力分散的个人因素：办事拖沓；排错任务优先顺序；工作失误；社交干扰；定时完成力所不能及的事。

B、导致精力分散的公务因素：各种干扰；无权决定自己正在完成的任务；没有途径获得发展生意所需的信息；交流不当；阐述客户所关心的问题时得不到所需的支持。

（2）克服办事拖沓：大题小做；将相似任务归类；做完再走；尽快开工；从最难处入手；设最后期限；避免压力；勿求完美；运用核对清单；做出根本性行为改变。

（3）消除干扰：计划工作日（不要等待干扰）；甄选电话造访（不听任自受干扰）；安排好会议（避免心血来潮的会议）；将相似活动归类（一次集中处理）；分摊责任（不对已授权的任务事必躬亲）；再培训同事；自我干扰（办公室转来转去、瞎聊锰侃、进行不必要销售造访等）。

（4）设定敞开办公室大门的具体时间：来客刚落座就问“我能为您做点什么”，集中所有注意力，并且向来客表明自己理解其所表达的讯息，如太忙，不请喝咖啡喝茶等，也可另找人帮忙，或另约时间。

（5）学会准时：不准时的根源在于控制欲、傲慢自大、完美主义、焦虑或不确定、叛逆性、渴望引人注目。只有从自己做起学会准时，别人才会也跟着学会准时，这样就都不会浪费时间，工作才有可能高效。

（6）学会适时说“不”：量力而行说“不”，对己对人都是一种负责，否则不仅浪费时间，还会对已对人造成障碍。接到别人的委托时，不要急于说“是”而是分析一下自己能否如期按质完成。如不能，那要具体与委托人协调，在必要时刻要敢于说“不”。

2、下步打算

（1）进一步强化时间意识；

（2）让未来的《工作排程计划表》更富有成效、意义更明确；

（3）为下一个PDCA循环的不断改善提供依据。

总结经验，肯定成绩，纠正错误，持续发展，这是PDCA循环所以能上升、前进的关键。PDCA循环的四个阶段，体现着科学认识论的一种具有管理手段和一套科学的工作程序。它不仅在时间管理工作中可以运用，同样也适合于其他各项管理工作。

其实，时间不仅仅是金钱，时间远比金钱更宝贵，更有价值。因为花费了金钱尚可赚回，而一旦丧失了时间，任何人都无力挽回，但往往我们工作生活中很少会意识到时间的浪费。所以，时间是人生最宝贵的财富和资本，荒废时间等于荒废生命。管理好自己时间，既是对自己的财富和资本负责，也是对自己的生命负责，更是对企业和社会的负责！（作者：汤梦华）

 

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