谁偷走了你的时间？

太忙，绝对不是一件好事。

一个异常忙碌、不断找各种事情来做的管理者是不应该得到推崇的。

如果管理者太忙的话，他就没有时间思考，就没有时间对工作价值作出判断，结果管理者和其下属可能把大量的时间都从事了”垃圾工作”。

如果管理者太忙的话，整个团队，甚至组织都处于无效率之中，要么，管理者忙得不可开交而下属无所事事；要么，管理者带着一群员工瞎忙，乱成一团糟。

如果管理者太忙的话，通常说明没有时间规划，只能是碰上什么事就做什么事，而且事事感到紧急、事事感到重要，结果就是很多事准备不足或者没有给真正重要的事分配足够多的时间。

 

很多管理者总是抱怨时间不够用，他们恨不得一天又25个小时；有一个老板甚至说，他的时间是用秒来计算的。

为什么有这么管理者的时间总觉的不够用呢？他们的时间到底花在了什么上面？如果仔细观察的话，我们会发现忙碌的管理者在时间安排上有三个共同的特点：

● 管理者做了不该自己做的事。比如很多业务员被提升为管理者后，还是在做业务员的事情。

● 把时间用在了太多的琐事上，也就是花在了对成果没有直接贡献的事情上。比如频繁的开会。

● 被计划外的事情或突发事件占用。比如客户的突然来访。

 

软件工程专家汤姆●迪马克说“优秀的管理者从来没有给我留下忙碌的印象……我所欣赏的团队从不给人哪怕一点儿忙碌的感觉。”

所以普通的管理者要想工作卓有成效就要在时间的使用上卓有成效。也就意味着，管理者必须管理自己的时间。

大多数的时间管理都倡导所谓的“20/80法则”，也就是把80%的时间用在20%的重要事情上，但实际应用中收效甚微。

其实时间的管理并不是直接从时间开始，而是从所要做的事情着手。这才是卓有成效的时间管理

卓有成效的时间管理具体说来就是“早上规划事件，白天控制事件，晚上反思事件”，从而减少非生产性工作所占用的时间。

早上规划事件

早上规划时间就是把要做的事情列出一个清单，然后对这些事情做出思考，找出自己必须亲自做的真正重要的事情。

首先是剔除可以由别人做的事情。要做到这一步需要问自己三个问题：这件事非我不可吗？要是我不做会有什么后果？这件事应该交给谁做？

忙碌的管理者一定做了太多自己不该做的事。而且这也是管理者，特别是事必躬亲的管理者过于忙碌的最主要的原因。

其次是剔除对贡献和业绩价值不大的琐事。要做到这一点也需要问自己三个问题：这件事非做不可吗？这件事如果不做会有什么后果？这件事如果推迟作会有什么后果？

关于剔除琐事的判断，德鲁克介绍了一个很好的方法：“审度一下这件事对于组织有无贡献，对本人有无贡献，对他人的工作有无贡献；如果答案都是否定的，这件事直接剔出就可以了。”

白天控制时间

即使管理者早上做了很好的时间规划，但在一天的工作中也不可避免的被计划外的事情打乱，或者是不能很好地按照计划实施，所以在工作中还要不断地围绕时间规划清单检查和思考。最好在条件允许的前提下，记录下每件事的时间耗用情况。

如果出现计划外事件，要及时把他列入早上的清单。然后问自己：这件事非做不可吗？这件事非我不可吗？以后再出现这类事情怎么办？也就是对计划外事情先做“价值判断”——这件事对组织而言有没有价值，再做责任判断——到底是谁的工作范畴。

晚上反思时间

每天晚上管理者都要反思一天的工作，是否按照早上的计划安排工作和分配时间，是否依然做了不该自己做的事，是否依然在对贡献没有价值的事情上浪费了太多的时间？

尤其是对于白天的计划外事情要问自己三个问题：这件事是首次出现吗？这件事是例行事件还是真正的例外事件？怎样才能在体系和制度上解决它？

根据德鲁克的观察，管理者的时间浪费有时候是由于机构缺陷或制度缺失引起的，所以很多事情的最终解决、优化必须要从体系和制度上来解决；对于重复出现的例外事件一定要设计成普通人都明白也都能解决的例行事件。

 

管理者只要能在时间上做到卓有成效，就一定会大大提高工作的效率，对组织的贡献也一定会提高，这就暗合了那句经典的名言：你的时间在哪里，价值和贡献就在哪里！