品牌事业部财务管理规范

财务管辖范围

1、  财务归属公司管理，为总部机构，和市场省级经理为协作、相互监督关系；

2、  财务工作须以营销工作为核心，不能无故影响营销工作，但对于未批准支出必须给与回绝；

3、  如果财务与营销部门有意见分歧，须向上级单位品牌事业部或总部财务部请示决定；

4、  每月资金计划内项目，可先支出，如对费用用途有疑问，应在事后检查和审核报销环节进行审查，不能影响费用按时拨出；

5、  财务有权利和当地营销人员谈话了解当地情况，有权进行店面访问，证实部分费用的合理性；

6、  财务对具体营销业务工作具有建议权，有不同意见，可反应给管理者或公司总部，但不可干扰当地业务运行；

7、  财务每月参加省级例会，应给出财务分析，并总结每月各地出现的财务问题，进行合理的财务指导；

8、  财务要监督所有应当回款的项目及时准确的回到公司的账上；

9、  如果货款损失的问题，首先由当事人承担，如果当事人未经审核办理离职或因所涉及货物及费用超出公司规定，财务需承担连带责任，具体责任的分配为财务：省级经理：区域经理=3：3：4；

10、              严禁滞留货款或者挪用货款，滞留货款为每日1%的罚金；挪用货款者予以辞退并追究法律责任；

11、              财务人员奖金与销售创效挂钩，与销售队伍共同分享奖金，奖金额度以销售经理标准为主要参考指标。

一、             营销人员货款、费用相关管理制度：

1、            OTC经理最高借款额度为5000元（如需持续借款，必须核销上笔费用或将实际发生收据交会财务），超出额度需协同办理；

只能做为出货的审批者，自己不能做为直接的货物申请和发出人。

2、            招商经理最高借款额度为5000元；

商务经理所发出货物直接进入商业或代理商公司，回款由商业公司直接付给公司，不得自己手中存有货物及货款；

3、            区域经理可直接申领的货物总值不得超过3600元（300盒），单次借款额度，不得超过3000元（如需继续借款，必须核销上笔费用）；如果确因市场情况需超额借支的，6000元以内须经省级经理批准，超过6000元的须经品牌事业部同意。

4、            业务人员可申领的货物总值不超过1200元（100盒），借款额度不超过800元；

5、            所有员工的费用，必须一日一签，所有票据必须背书说明来去和缘由，当日发生的费用当日签字，到异地出差的人员，车票上须有异地人员的签字；

6、            各项费用必须每月一核销，凡是当月应核销而因个人原因未能核销的费用，今后将不在予以核销；

7、            所有费用支出必须本着创效原则，即每花一笔费用要考虑会产生多少效益，每花一分钱要考虑争取了什么利益。

8、            销售除商业公司外，所有客户均为现款销售.地区如果有赊货情况，在月底仍未回款，业务员、区域经理赊货的数额将在其本月的工资中减除；

9、            省级经理如果因特殊原则申领货物，需打借条，视为直接借款，如果超过月底未归还将在工资中减除；

10、        任何所收现金货款必须当日上缴，并不得晚于次日存入公司财务货款帐号，任何人不得以任何理由动用财务货款，业务人员占用货款视为不可原谅过错；

11、        电话费：省级经理每月电话费用为300元/月，区域经理电话费用为150元/月,业务员电话费用为50元/月，超额报销费用必须附话费的明细单；

12、        交通费：省级经理的交通费是每月200元以内，凭票据核销；

             区域经理的交通费是每月150元以内，凭票据核销；

             业务员的交通费是每月60元以内，凭票据核销。

            

13、涉及公关费项目须根据公司制度，就餐人数不能超过50元/人;级别较高的招待不能超过100元/人;特殊情况超支的需做特殊申请。

 

二、             财务规定：

     订单档案：商业公司及区域发货，需建立订单，省级商务经理需签字后由内勤管理订单档案。订单一经确认，立即按订单编号建立档案，并在发货后进行相应注销。每月底，向总部报送“客户订单处理情况统计表”。

   （1）总部物流程序 

 1、财务部收到购货单位的订货单或传真件，由财务部主管根据订货单或传真核查订货单所列产品仓库的库存情况，发现仓库库存不足或缺货，应及时反馈购货单位再做调整，并初步核算该批产品的总值，联系货款的落实情况。   

2、财务部主管按订货单内容进行合同资格审核，审核无异议，将订货单交销售内勤制单。 

3、销售内勤填制一式三联的发货单，列明客户名称、区域、联系方式、品名、型号、规格、单位、单价、数量、金额、总值，由营销管理部主管签名后送财务部复核。   

4、财务部根据发货单的内容进行审核,在确认购货方已来款并足够发运该批产品,超额但在信用限额内符合条件的,签名后由销售内勤交与品牌事业部销售经理终审。

5、所有出货单须经财务部经理签名核准后方可出货。 

6、发货单一联交综财务部留底，一联由销售内勤交仓库安排发货，二联反馈客户结算（其中一联为客户签收联）。

6、 销售人员应在客户收到货后三日内将客户已确认的签收联经盖章交由财务存档。

7、对经常不具备盖章条件的客户，可由客户签字并须由客户出具对签收人的资格证明书。省外的客户应要求客户将确认后的签收联寄或传真至公司。   

8、根据本区域市场销售情况须在当月25日前向财务部报定货计划，当月的追加计划须在当月的15号前报总部。

 

（2）应收账款处理程序-发票账务处理   

账务根据销售发票“账务联”及成品出仓单“客户回执”联，更新应收款面记录；

当月开出发票的款项必须在一个月内回到公司账面。
    （3）月底对账   

每月末，财务按客户列印出“账龄表”，分发给销售经理进行与客户对账处理，限期交回总部财务。确保公司的应收账款与相应客户的账面记录一致。 

 （4）催收货款   

每月初，财务根据与客户的对账结果，将欠款到期的客户“账龄表”提供给各销售经理，由销售经理负责向客户催收货款。 

 

（5）回收货款   所有客户的付款，统一通过银行结算，由客户直汇到公司。商务回款不得直接收取现金。

（6）应收账款的责任   

OTC经理对所负责区域内全部终端应收账款负责，每一个直供终端药店的阶段性应收账款由OTC经理负责。

商务经理对本地区所有商业公司的应收账款负全责；

经理和销售经办人在岗位调动前，应对应收款款有明确的交待和交接，并经总部品牌事业部经理确认。   

经理和销售经办人在未收回或交接好客户应收账款前，不得调离岗位或离开公司。   

违反销售政策和不按程序办事造成的应收账款、坏账由经理承担经济、法律责任。   

总部财务部和品牌事业部负责对应收未收进行监督管理。

三、             费用报结管理要求：
1、报销原则：日清日高，月清月结。

2．报销时间：返还即报。但长驻外地人员必须在每月月底例会前将当月的费用交付财务，财务审批后寄回公司财务审批备案核销，跨月费用不再批报。 
3．报销费用项目   
1． 长途车、船费（详见《费用报销管理制度》）经理报销该费用注意事项：   

必须是财务有效发票，有电脑发票的必须用电脑发票，并在每张票据背后简单注明事由，非电脑发票必须在每张票据背后注明时间、起止地点、事由。 

票据必须按时间及途径顺序张贴好，不得张贴住时间和起止地点。报结时必须有本次出差的工作小结，否则公司按该次费用的一半进行报结。
2． 各项补助：   

1）固话费用、办公费用（复印、特快专递、印刷名片、购胶卷及冲印照片）：

 报销注意事项：   背书注明费用内容、提供有效财务发票   

报销时间：必须月底会议前将当月的费用带至财务，跨月费用不再批报。    

2）推广费用报销原则：必须是事通过书面申请，财务部经理或总经理同意支出的相关费用。如某项费用已申请并执行，即费用已发生未支付的，经理也必须附清单一起寄到公司，否则视该项申请的费用作废，公司不予报结，   

费用项目与报销要件（报销时，相关要件必须齐全，否则不予批报或处以罚金）  
   3、促销员工资：（注：先须向公司财务部申请目的、效果、促销员名额，未经申请的促销员工资一律不发）   
报结要件：
1）《公司人员资料》表、身份证复件、照片、开户行、帐号；（只须在第一次申报某促销员工资时提供）   
2）完整、清晰、反应真实的促销人员工作报表，并已通过经理的审核签字，本项不没有的，工资一律不报； 
 3）真实、清晰的《促销人员工资考核表》和有关考核资料；该表必须有办事处经理的签名。 
 4） 即将离职的还必须提供离职报告书，并注明离职日期； 

 注：经理对录用的促销人员的促销效果及促销员工资的真实性负全部责任，凡谎报、虚报促销员人数及工资的，一经查实，视情节轻重，公司将要求经理赔偿因此而造成的一切损失，严重者，公司将对经理进行起诉。   
4．促销活动场地租用费：（申请时，须提供促销活动方案）   

报结要件：1）有效发票   2）场地租用合同   3）活动现场照片，注明时间、地点   4）活动结果分析报告  
5． 购促销员工卡、服装、外购赠品等费用   

报结要件：1）有效发票   2）收据必须提供关证明   3）外购赠品报结要件还需参照《赠品管理办法》   4）外购促销服所有权属公司，当着该服的促销员离职时，办事处经理必须收回该促销员的促销服，否则办事处经理须赔偿购该服费用。   

6．布幅、布幔广告、灯箱架制作费用：（申请时提供规格及三个以上承制公司的报价）

   报结要件：1）有效广告发票   2）广告公司承制合同   3）制作好后的照片 

 7．店内DM广告费用：（申请时提供报价和最大折扣）   

报结要件：1）有效发票   2）广告合同   3）广告报样 

 8．灯箱广告场地租用费   

报结要件：1）有效发票   2）场地租用合同   3）灯箱照片 

9．进场费用（必须是大型医药连锁或商场，并具有相当大的商业价值和商业地位的，申请时提供网点资料）   

报结要件：1）产品入场合同或协议   2）有效发票   3）入场后的推广及回款计划  

 费用报结总则：   

1、先列入每月资金计划，经批准后操作实施，有凭有据按时报结。   

2、特殊情况，可直接报总经理审批，再到销售管理部建档。   

3、各种费用报结时间必须严格按照此规定执行，凡有违反者，公司将有权不予其报结，并且再按所违反的每项报结费用处以50元以上的罚款，由当月工资中扣除。                                                                                                                                                                                                            

四、             退货管理 管理要求：

1、客户对按经销合同订购的产品负责，公司原则上不办理除产品质量原因之外的退货。特殊情况下需办理退货者，申请由财务部审批。

2.对出现跨区冲货等违反经销合同有关规定的客户，不办理退货。

3.客户退货总值一般不得超过前一次进货总值的50%，并且产品有效期在12个月以上，产品须完好无损；

4.退货须由客户提供合法单据经公司财务审核，并验证该货物的发货记录。

5.对签订经销合同的客户，在合同有效期内经双方协商后解除合同时，可按下列程序办理退货: 符合本项第3点。

6.客户提供有效退税折让证明。

7.退货须经营销管理部最终审批。

8.退货损失从经理的绩效奖金内扣取。

9.退货产品30天内，财务在扣除客户应收未收后如有收款净额，可按供货价格向客户办理退款。

10.经理所负责的业务区域，在管理期间出现呆、坏、死账情况的，经理有责任和义务将债务清理，或公司进行协调解决，界定责任，按实际情况承担相应的责任。

11.客户六个月后不能正常回款，公司视为呆死、坏帐，同时按公司财务相关管理制度处理。   

12.驻外人员如需出差在外，必须及时将行踪和通讯联络方法报总部财务部，以便联络。

13.经理必须按财务部规定完成各种表格。

 

品牌事业部

彭显利