日志
政策通知单：让遗留问题走开
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市场上的遗留问题始终成了许多企业在市场管理过程中一块难解的心病，尽管有的企业在市场上的遗留问题不会一下让企业伤筋动骨，但是日积月累，企业一年在市场的遗留问题造成企业几十万元、上百万元的直接经济损失则很多，而且许多遗留问题所造成企业和经销商之间的关系恶化而带来的损失还无法用数字来计算。还有许多的遗留问题使企业陷入解决也不是，不解决也不是的尴尬境地。更有的企业的经销商对企业根本就不再信任。
企业在市场造成的遗留问题往往暴露出企业在营销团队管理和市场管理中的漏洞。许多遗留问题的出现是由于企业和经销商之间在企业相关政策的通知和执行过程中管理不完善而出现的。
在企业管理过程中，企业的业务人员负责着经销商管理。政策的传达和执行往往需要业务人员来完成，如果这个环节管理出现问题，就会导致遗留问题的出现。
一种问题的出现是因为业务人员口头传达政策，在业务人员离职后，经销商到企业无理取闹，说该企业业务人员某某在某个时间承诺有某种政策要企业兑现，由于无法取证，使企业陷入两难境地；还有一种情况就是某些业务人员准备离职，就在离职前向经销商做出企业没有的政策承诺，来使自己拿高奖金和提成，拿到后溜之大吉。曾有一个企业的业务人员小刘，他准备下月离职，所以到市场后他向经销商承诺只要该经销商本月销售五十万元的产品，公司就会奖励他一辆不低于三万元的面包车。该经销商听到这一政策后当然大喜过望，当月果然销售了五十五万的产品，但是当第二月等小刘拿到高额的提成后就辞职了。后来经销商看公司迟迟不兑现政策，就到公司去找公司领导要求兑现政策……
另一种问题的出现是业务人员在传达政策过程中，为了个人私利把企业的政策断章取义传达给经销商所造成。某企业为了大力推广一款新产品，针对该产品对制定了不同的激励政策，但是经销商要想拿到这些激励，要以完成不同的销量作为限制条件。该企业的业务代表小张为了便于自己工作的开展，向客户传达政策时，只是传达激励政策而没有向经销商讲明拿到这些激励的限制条件，而且还是以最大力度的激励来告知客户的。结果客户自然是大力推广这一新品，然而到月底时，客户没有完成能够拿到最大激励力度的销量指标。按照企业政策，该经销商是无法拿到企业最大力度的激励政策的，结果在政策兑 现时，由于和企业业务人员所传达的政策不一致，经销商的怒火就可想而知了。
还有一种问题的出现是由于业务人员在政策传达过程中无中生有所造成的。某企业的业务代表小李感到企业定的目标销量较高，为了完成任务，他向经销商承诺，企业准备在该经销商的市场招聘五个直销人员，工资和费用先由客户垫付，一定时间后由企业集中兑现。结果经销商人也招了，钱也垫付了，就是让企业兑现时，自然就会出问题了。
为了避免企业上述遗留问题的出现，企业可以采取政策通知单的管理措施来弥补管理上的漏洞。
采取政策通知单可以达到以下目的，从而杜绝市场遗留问题的出现。
采用书面来通知政策，可以避免由于理解方式不一样对企业的政策造成误解，从而产生纠纷；
采用书面来通知政策，可以避免有的经销商由于业务人员的变动到企业无理取闹；
采取书面来通知政策，可以让业务人员不敢在企业和经销商之间玩两面手法。
政策通知单的样单：
-----公司政策通知单 编号：
尊敬的----（市场）-----（客户名字）经理：
备注：1.本政策通知单一式四份，分别由经销商、业务代表、区域经理共同签字后生效，否则无效；
2.公司所有的政策必须由本通知单通知传达，公司所有人员的口头承诺公司均不认可；
3.本政策通知单单月政策有效期三个月，经销商对政策有什么异议，必须在三个月内提出，否则过期公司不再受理；
4.四份通知单一份由经销商留存；一份由公司销售管理部门留存；另两份分别有业务代表和区域经理留存；经销商如果对政策有异议，需持本政策通知单到公司，且内容必须与公司留存的政策通知单保持一致。
签名：-----------
------------------公司
----年----月-----日
政策通知单填写的相关要求：
1. 填写市场时，要填写经销商所在的市场，比如某经销商所在市场在郑州，就在需要填写市场的地方写上郑州；填写经销商的姓名时，要填写在企业登记的经销商的名字，比如在企业登记的经销商名字叫郑经，那么就在经销商的名字里填写郑经，而且要求在后面的经销商签字处必须是郑经或郑经授权的人签的名字；
2. 编号是用于企业管理政策通知单，可以根据企业的具体情况进行编制后填写
3.在月份前面要填写政策执行的月份，比如这个政策执行的期限是元月份，那就在月份的前面写上一；
4. 在表格内主要用于填写单个产品的政策，产品名称规格或编号用于填写产品的具体名称，有规格的填规格，使用编号的则填写编号（但编号必须是经销商清楚所代表的那个产品）；具体政策部分填写政策内容；计算单位则是指元、件、台等；限制条件则是指经销商享受这一政策是否有附加条件，比如销量达到多少才可以享受到这一政策，如果没有限制条件则写无；备注部分在是指填写前面表格内所没有包括的内容，如果没有则写无；
5.在填写单品政策时，不必要把企业所有的产品政策都写上，在针对某个市场填写政策通知单时，只需把企业在该市场所销售的产品或准备销售的产品政策写上即可；
6. 在填写单品政策的表格内，不能有空格现象，如果有空格没有内容可填写，则必须用斜杠，意是不能在填写其它内容；
7.其他政策则是指填写在单品空格内无法阐述清楚的单品政策和其他政策，比如：本月经销商销量达到一百万，企业奖励一辆三万元的面包车等；
8.备注部分的内容是告诉经销商和业务人员的一些注意事项，企业可以根据具体情况增删；
9. 签字部分要求必须是相关人员的亲笔签字或授权人的签字；
10. 日期部分是指政策通知单填写的具体日期，比如政策通知单是2007年2月28号填写的，就在日期部分用大写填上二零零七年二月二十八号。
那么企业该如何正确有效的使用政策通知单，从而通过加强管理来把市场遗留问题扼杀在萌芽状态呢？
首先企业要把采取政策通知单的时间、目的、注意事项以企业公函的方式发给每个经销商；
其次要制定关于使用政策通知单的相应规章制度，并严格执行：
1. 要求业务人员按要求填写政策通知单，对于不能按要求填写的要给于一定的处罚；
2.落实经销商、业务代表、区域经理三方共同签字生效制，区域经理的上一级领导要定期对政策通知单进行抽查审核并承担连带责任，也就是政策通知单上所填内容与企业政策不符，在处罚业务代表和区域经理的同时，区域经理的上一级领导也要连带受罚；
3. 企业负责销售管理的部门要有专人负责对每月收回的政策通知单进行审核、存档、备案，以便出现纠纷时能够提供作为证据使用；
4. 如果业务代表在政策通知单上填写了企业没有的政策内容，则企业应按政策通知单上的内容给客户兑现，给企业造成的损失部分从该业务代表的工资奖金费用中扣除，区域经理和其上一级领导承担相应责任；情况严重的，直至将相关人员开除；
5. 政策通知单必须由业务人员在月初交给客户或传真至客户，月底把签字生效后的通知单统一交给销售管理部门；
6.业务人员如果伪造客户签字并对市场造成不良影响的，相关业务人员务必重罚直至开除；
7. 市场有了特殊情况比如某个市场的经销商需要更换等，必须提前给相关管理人员说明后可以不给经销商通知单，并依照相关程序进行；
8.业务人员要离职的，必须在政策通知单有效日期已过（也就是三个月）经销商没有提出异议的，方可完全办理好全部离职手续；
经销商伪造政策通知单并与企业所留存的政策通知单内容不符的，经查证属于向企业无理取闹的，则要给于相应的处罚，直至取消经销权。
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