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开好部门会议的“三板斧”
目前,大多数工业品企业的市场部人数都不多,却往往被赋予了林林总总一大堆职能,为了高效迅速地完成这些“项目”和“任务”,开好部门会议至关重要。问题是:
1、 有数的几个“虾兵蟹将”有必要一本正经的开会吗?
2、 怎么才能让部门会议开的有效率、有质量呢?
首先要回答的是有没有必要的问题。答案非常肯定:有必要!无论平时部门成员之
间的交流是如何的“亲密无间”,作为市场部负责人,你都有必要定期召开例会、专题会等。
“没有规矩,不成方圆”,即使是“一主一辅”的两人团队,定期召开部门会议也会使部门工作的节奏感加强、凝聚力增强、沟通更顺畅、感情更融洽、战斗力更强。
其次要说的是部门会议的质量和效率问题。为了让部门会议不占用太多时间,又能充分沟通和达到会议的目的,采用如下“三板斧”式的部门会议组织方法,将事半功倍:
一 明确主题
部门负责人必须在开会前就定好会议主题和组织方式:
(1)本次会议主题是什么?
(2)采用哪种沟通方式?
(3)需要哪些人参加?
(4)选在什么时间和地点?等等。
最好在会议开始前一定时间先将会议主题通知相关人,让其充分了解和做些准备。总之,良好的会议主题设定和策划组织是部门会议成功的基本保证。
二 确定议程
市场部负责人还应在会议前确定好会议的议程,以避免“跑题”,造成时间浪费,甚至“节外生枝”。一般组织者需要确定:
(1)需要讨论哪些议题?如何安排次序?
(2)要安排哪些事项,可能会有哪些障碍?
(3)要重点抓住哪些“关键人”,如何及时引导讨论方向,控制议程节奏?等等
会议“跑题”是非常容易出现的情况,策划和控制好会议议程是保证部门会议高效、高品质的“法宝”。
三 总结升华
会议总结是部门会议的重头戏。一方面,要根据讨论情况,提炼出如下要点:
(1) 项目责任人、工作要点、完成时间等
(2) 将讨论达成一致的成果做总结和确认
另一方面,需要安排人做好会议纪要。
最后,“麻雀虽小,五脏俱全”——不要以为“兵少”就不需要鼓舞士气,做“思想政治”工作,尤其是对市场部这种主要靠成就感来激励的部门,一个好“政委”是保证部门工作长治久安的“秘诀”。部门会议进行中、尤其在总结时,千万不要忘了肯定、鼓励和表扬,还要恰如其分的强调当前工作的重要意义、从宏观上展现美好蓝图等等。
《做事、做市、做势,工业品市场部》系列文章旨在从市场部筹建、运营的角度探讨工业品企业市场营销体系建立、完善及提高品牌影响力和创造良好的内外部经营环境的方法与途径。主要内容包括:什么是工业品市场部?怎么创建?工业品市场部有哪些职能?如何管理和运营?各项职能的实务运作方法和技巧,市场人职业发展的路线图,工业品市场部实用工具箱等。涉及工业品企业市场部日常管理和运营中的全部业务和可能遇到的各种问题。
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