制度不完善

    ——员工随心所欲，支付“漏洞”费用

 

    随着计算机的普及，无纸化办公已被众多企业广泛采用，与此相对应的，就是节省纸张、笔墨等费用。

    但是，也有不少老板纳闷，省了纸、省了笔、省了许多的打印复印，可公司的管理办公费用为什么还是很高呢？

    因为，办公费用在管理费用中还只是个小头，这些费用的节省虽然重要，但毕竟占的比重不太大，而其他费用，稍微松一下就会流失更多。比如说在招待客户时多喝上一瓶酒，可以换来多少张纸呢？

    很多企业在办公费用的管理上卡得很紧、管得很科学，但在其他方面，却有着更大的漏洞在造成费用的流失与浪费。

 

1.     招待随心所欲造成浪费

    招待客人，该讲究的一定要讲，否则，哪有面子可言。但在该讲究的讲了之后，很多陪同招待客人的工作人员还会通过不必要的加菜加酒，给公司带来无须有的浪费。

    酒桌上，我们经常可以看到有不少陪同人员喝到七分醉意以后，无视客户的拒绝，叫服务员再次开酒助兴，喝到最后很多菜都凉了，于是就再加两个菜。一瓶白酒加上两个菜，就算次一点，一百多元转眼就浪费掉了。如果稍高级一点，随便来上这么一出，几百元就不见了。

    其实，现在谁都知道，酒喝到一定程度后再强喝也就没什么意思了，何必去做既费力又不讨好的事情呢。

    还有一点，把客户喝倒了，还谈什么事呢？

    所以，为什么有些公司会规定招待的人头费用标准，就是基于陪同人员喝酒后这种随意发挥的现象而制定的。

    让客户吃好喝好，而不是让客户喝倒！

 

2.     会议太多造成的浪费

    会议是每个公司都少不了的一项重要工作，开会前，一般都会由工作人员电话通知各参会人员，于是电话费就产生了。但如果行政部门的电脑上安装一个短信群发平台。该系统将在会议开始前的几个小时内，把会议的主题、时间、地址以及需要大家准备的事项，发到参会者的手机上，然后由会议参加人员回复已收到会议通知，可以比电话沟通更好地完成此项工作，并节省大量的电话费用与打电话的时间。

    而与此相接近的是，有些会议的召开，需要路程较远的人员前来开会，交通费便由此产生，会议越多，产生的交通费用浪费就越多。特别是出差在外的人员要赶回公司参加一些并不是特别重要的会议，既浪费时间又浪费金钱。

    另外，在冬夏季节，大家在会议室里开会，离不开空调的帮助，这种大功率的空调浪费的电费可不是一个小数目。

    而在网络如此发达的今天，一些不是很重要的会议，完全可以通过QQ群的打字或YY语音功能来实现，干嘛非得把人叫在一块面对面地开呢？

 

3.     水电管理不当造成的浪费

      副总要去参加公司的周会，人走楼空，但空调却还开着；部门经理去参加公司的周会，空调关着但电脑还在继续运转、电灯也照样亮着；办公室的饮水机，时不时的处于“24小时服务”的工作状态；尽管自然光线足以让员工正常工作，但员工却养成了早上开灯的习惯，却没有养成早上关灯的习惯；冬暖夏凉，冬天与夏天的空调温度应该调到多少度却没有规定，所以员工只好冬天脱掉外套取暖上班，夏天就加件单衣防凉，听说如果室内冷气开得过冷，每超过一度就要多增加约10％的电费支出，同时，空调余热余凉没有被充分地利用起来，下班了再关空调和下班前半小时关空调的时间差没利用起来，每年六个月左右的空调制冷制热时间，相当于一台空调多开了90个小时。另外，据说空调机冷却装置及空调机的蓄电座与滤压器每月最好清理一次，据说空调一年都不清理，会减少20％的热效率；此外，还有复印机、打印机等等，一不小心，这些大大小小的“电老虎”，就会让公司多支付一笔不菲的电费。

 

      所以，在晚上下班时安排专人检查所有的用电设备，包括电灯、电脑、空调、复印机、打印机等是一项不错的决定。管理方面更好一点的企业，可以实行“三清四关”，即：清除烟蒂杂物、清理办公桌、清除垃圾，关门窗、关电源、关煤气、关水源。

 

孝明感言

 

    没有挖不倒的墙角！一旦企业的漏洞过多，被某些员工“挖开墙角偷砖头、偷木料”的现象就会不断地发生。

    一个企业自己放任众多的管理漏洞不去修补，而是抱怨某些员工心术不正，这只能是一种笑话，却又是经常见到的笑话。

    想想看，在基本上不会付出代价的诱惑面前，又有多少人能顶得住呢？

 

解决方法

 

   （1）差旅费方面

    对差旅费的管理，只要实施两大办法，漏洞自然就会少很多。

   ●首先，出差前填写出差计划表。

        由专人审批路线是否最合理，出差后不经公司同意不得更改路线，即可避免出差人员为了省住宿费而拼在一块。

       ●其次，出差人员出差前申请GPS定位。

        回来报销的票据与出差补贴和GPS定位记录的时间与目的地相符合即可。

  （2）招待方面

     选择几家熟悉的酒店，提前说好标准配菜，用类似于“尊贵标准”、“钻石VIP标准”、“高贵标准”来代替点菜，有客户需要招待时，只需要自己或行政部一个电话：“给我订个包间，一共多少人，尊贵标准，大概几点到”，就能让自己有面子。然后自己带上酒水，既喝得放心还能省点钱。

        不知大家有没有想过，不管是哪个档次的饭店，你到了后直接说哪个包间，总比临时找位子然后再点菜显得更有派头吧。

   （3）其他管理费用

        其他管理费用的流失，主要在于管理制度不完善或者制度本身不科学没有可操作性。只要企业在制定各项制度的时候用数字化、标准化的方式来操作，执行起来就容易多了。

如把“离开办公室较久应该关闭电脑、电灯”改为“离开办公室必须关闭电灯、空调，有事离开办公室二十分钟以上的，必须关闭电脑”。