信息的收集和保存非常重要，但也是一项极具挑战的工作。维护客户信息库是处理客户关系的关键，也是专业销售人员成功实现自动化的重要工作之一。销售培训专家说，很多供应商都建立了自己的客户数据库，专业销售人员可以通过局域网或国际互联网获得其中的信息。

客户数据库系统追踪有关客户的重要联系信息，例如地铁、电话号码、电子邮件地址、网站信息以及所有关键联系人的背景。系统必须追踪并记录每次的联系情况，以供客户和项目干系人参考。这些联系信息包括面对面的接触、电话联系和信件、传真或电子又渐渐形式的联系，此外还应该包括未决的客户提案、客户的产品使用记录和购买方式。系统中的其他信息也可能非常重要，例如各种个人信息，包括爱好、家庭成员姓名和客户决策制度者的个人兴趣等。保留这些信息很有价值，例如销售部门可以在客户生日、周年纪念或其他特殊情况下发出问候卡，作为礼貌而私人的方式维系与客户的关系。

客户信息库与输入其中的信息同等重要，只有定期输入信息才能使之真正有效。因此，销售代表绩效评估表格往往会把销售人员能否按时准确地完成客户联系表格经常会忘记填写这些表格。所以销售部门应该鼓励专业销售人员认识到平衡满足客户紧迫需求和定期记录客户信息之间的关系的重要性。