从0到1的距离长，还是从1到10000的距离长？

 

表面理解：从1到10000比0到1的距离长；

 

深度剖析：从0到1的距离比从1到10000的距离长！

 

1到10000只是数“量”的加法或者乘法，0只需我们放到1的后面；而，从0到1是数量“质”的飞跃，从0走到1需要很多努力和积累，也是从0到10000最基础的部分。

 

 

从0到10000，最关键的是从0到1的距离，那么无论一个全国性的活动策划还是一场会议的举行，成功最关键的是什么？

 

前期充分的准备！

 

下面以一场会议为例，以核心要素为突破口全面扫描会议组成元素，以明晰的主线贯穿始终条分缕析错综复杂的组成架构，轻松完成一场会议的前期准备。

 

从0到1，到底发生了什么？

 

小学生写作文，老师都要讲六大要素：时间、地点、人物、故事的起因、高潮和结局。组织一次会议就像写作文也是要知道这些，不过作为策划者和执行人一定要明白下面两个关键点：

 

会议的进度和人员的分工。

 

会议的进度中包含了时间、地点和故事的发展，而人员的分工安排了人物扮演的角色。把握会议的进度，就要掌控会议中发生的几个要点。

 

1、会议举行的地点（在哪里发生）

 

2、会议举行的流程（怎样发生的）

 

3、会议需要配备的物品（有哪些道具）

 

4、具体执行人的分工（由谁负责）

 

除了以上四点外就是动态的管理和把控，如下图示：

 

 

 

策划方案的确认要求综合客户和公司两方面的建议，对于会议细节要具体化，例如在会议确认的同时，向所有与会人员发出邀请并进行到会人数的统计。

 

这里涉及到邀请函的设计，首先要符合本次会议的特征，如某酒的品鉴会就要突出时尚、现代、新品，还要突出本次会议主办方的希望和会议的气氛：“喜庆、大气、合作、共赢”，由此可以用一些具体的图案表现，如大红大紫代表喜庆、祥云大海高山代表大气、蚂蚁·船代表合作、旗子·座椅·颁奖台寓意胜利，那么这几个元素结合起来就是我们要的邀请函基本框架，为了显示地域性五羊的形象就可以加上，把这些元素运用得当才能达到我们对这个环节的要求。

 

一般情况下，策划方案的确认还包括备用方案以确保会议的万无一失。

 

 

方案初步确认之后是对会议举行地点的勘察核对，要求注意几点：会议背景的布置是否能从潜意识中向与会人员传达一个信念让人感受它所要传达的涵义；会议现场能做哪些布置使得会议现场得到最大的利用和效用的最大发挥，并结合现有条件；会议现场以外的场地，是否符合会议配套要求，用餐区、接待区、休息区要求条件配备设施；人员和经费的核对，确定各要点的负责人和基本经费的处理。

 

经勘察：

 

某度假村作为会议举办地，有着丰富的会议举办经验和相关的配套设施，具备所要求的各项要求，从整体条件到会议现场再到各配套的休息用餐等均符合要求，物料和人员基本上达到方案的要求（喷绘、横幅、影像设施、场地布置用的花篮、座位布置、其他配套要求等）。

 

 

关于一些具体分工和物料的准备，小到一个插排、一瓶水、一份讲稿都要明确各人的工作，如某a负责接待和签字；某b负责礼品的准备和发放；某c负责现场的评估拍摄；某d负责礼仪小姐的安排；会场中某e负责投影、横幅、喷绘、花篮、茶水、资料准备及发放、音响设备、座位布置、堆头、酒水调制和分发、会场秩序维持和调整等；某f负责流程中涉及的主持人、讲稿、服装、宣传资料的播放等；某g负责人员的住宿、接待、洽谈、用餐及与会议地点单位的接洽等；某h负责其他一切关系到会议中所需物料的对外接洽（其间，人员的工作任务可以重合）。

 

在人员分工上，要注意分工的场合，分工之前要最高负责人用会议对各个模块负责人进行确认，并讲明各个模块之间的合作关系；对各个模块负责人，之间要保持畅通的联系，特别是在分步工作中，一旦有所调整，通知相关模块负责人。

 

 

对于物料的准备，除了要考虑物料的实用性外，还要考虑物料的美化和成本。

 

 

拱形门和横幅：告示和提醒作用，放于大门或主干道两旁（本次会议举办地不允许在大门口放置，主干道不显眼故未放），横幅字样应以每次活动的主题为例，长度规格提前测量，勘察时应带卷尺相机笔记本等（如举办所在地单位掌握这些数据可以直接询问），字体一般以黑体为主，红底白字或黄字；

 

水袖牌和易拉宝：水袖牌要考虑字体字号，在排版合适的情况下，最大化的突出单位名称和会议主题；易拉宝一方面要突出会议主题，另一方面要突出产品信息，紧扣本次会议的内容；

 

 

签字：可以用签字薄或者喷绘或者易拉宝，直接在产品易拉宝上用醒目的签字笔进行签到，在签到的时候要求嘉宾站在签字旁进行留影纪念；

 

礼品：所有礼品用专用礼盒包装，突出大气精致；

 

接待人员服装：尽可能地统一正装，并显示企业信息，突出干练和精练；

 

 

门牌和餐劵：要一一对应，交给负责人，并进行统计，在通知和联系时，要明确各个房间的嘉宾和名称；

 

水果、水、烟：不做特别-全球品牌网-要求，适合嘉宾口味；

 

 

花篮和易拉宝:放置要有欢迎开放式的倒“V”型，一般两旁各两篮花一副易拉宝为宜；

 

横幅和喷绘：成本要计算悬挂和规格，最好用会议所在地合作单位，其他涉及设计要进行确认，色彩喜庆、排版大气、布局合理；

 

影像设备：声音要求最角落嘉宾能听到，色彩清晰，光线适宜，提前进行试用；

 

座位：要考虑各个环节的要求，比如最后是合影，那么最前一排座位要如何利用，在综合人数的情况下，达到合影的最佳效果；

 

堆头：为了展示产品和企业，要求大气，堆头一globrand.com定显出企业和产品的优势，突出大气，切忌没有任何效果的码在一起；

 

会场资料：会场资料要进行综合整理后，以成套方式放在会场每位嘉宾面前；

 

水等其他（调酒师、冰桶、调酒器、礼仪小姐、酒水牌）等，根据各个不同的会议进行要求（调酒师、礼仪小姐要披戴有公司名称的绶带，之前对这些外援要进行短暂的礼仪和产品知识培训。）

 

相机等其他数码设备：考虑各种不同光线要求，拍摄由专人负责；

 

 

会场布置：舞台、背景墙、投影仪、影响设备、座位摆放方案（如下图）

 

其中投影仪可能遮挡背景喷绘，为此要求度假村提供移动式投影屏，在考虑到移动投影屏不能最大化的被所有嘉宾看到，同时用两个投影屏进行转换；

 

讲台：放在偏向门口一侧大约4/10处，人用右眼看东西的习惯和黄金分割点的要求，具体情况应考虑现场，以实际为准，讲台上放置水注意不同人不同水杯的更换；

 

座位：第一排靠门口为内部准备人员方便对会场进行拍摄等控制，往里一排为领导座位，其他为嘉宾座位；

 

现场设备：投影和背景音乐的播放，一般背景音乐要求有进场音乐、颁奖音乐、激昂音乐和轻音乐及结束音乐，具体根据现场基调而定，比如现场是中式风格，那么音乐也要是中式的，根据本次会议的内容准备的曲目有《欢迎进行曲》/《好日子》/《越来越好》/《迎宾进行曲》/《莫扎特小步舞曲》/《莫扎特小步舞曲第三乐章》/《The Mass》/《欢送曲》等；

 

 

如有计划的变动和调整，执行人当请示对变动进行修改，特别是牵涉到费用问题，得到明文批复后执行；对于其他项目，本着节省原则，达到同样目的的要节约资源；如本次策划中公仔和气球拱门，公仔可以替代堆头节省资源，气球拱门可以替代其他拱门，后期考虑到可以承担不需节约，即用堆头和花篮；

 

 

这里，我们希望通过一个案例透视会议策划和执行整个系列的点点滴滴，更希望通过特殊的模式化和理论化上升到一般，再用一般去为下一个特殊服务，也是我们从1到10000的过程。

 

当然中间还有许多地方可以改进的，也有很多地方值得借鉴的。比如开幕式，开始想到通过旗子的接力，这个适合大型会议，如誓师大会；再就是描绘蓝图，设计一个空心LOGO，让大家一起画，加深品牌记忆；还有就是普通的剪裁，配上灯光音响；最后项目组还提出一个升降台的道具，或者揭幕两种方式；因为一些原因开幕式直接省去，由主持人过渡到下一个环节。

 

对于人员的管理，一定要进行会前的闭门统一思想，让组织者都知道这次会议的重要性；组织期间，一定要有空余人员随时调配；所有人员的变动必须有一个统一的指挥；牵涉到变动的要通知到当事人；所有问题应提前沟通好，做好提前量以确保会议的万无一失；……

 

这次大会圆满闭幕之后，既是对我们经验的一次考验，也是再一次完善了会议活动。我们也期待下一次会议将是又一次辉煌。