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卓有成效的管理者不仅重视自己的时间,还尤为重视下属的时间。
如果经常由于自己的行为浪费了下属的时间,那么就不能说这个管理者的工作是有效的。
对于管理者而言,重视下属的时间就是重视下属工作的效率,就是重视整个组织工作的有效性。
有效的管理者知道要想使自己的工作卓有成效,就必须使员工的工作也卓有成效;要想提升自己的时间使用效率,就必须提升下属的时间使用效率。
在销售管理中有这么一个说法:销售部门中,越上层的人对整个销售体系的时间管理的作用越大。这也从一个侧面印证了德鲁克的一个观察:下属时间的浪费,多数是管理不善造成的。
就销售层面而言,销售人员的时间管理的目的在于三个方面:一是让销售人员把时间用在对销售增长尤其是对销售增长有贡献的事情上,二是提高销售人员拜访和有效工作的效率,三是减少或避免销售人员时间的浪费。
这三个目的不仅仅是销售人员的时间管理问题,还是销售管理者的人员管理问题,更是管理者是否卓有成效的问题。
有效的管理者还知道,要改善下属的时间管理,绝不是逼迫业务员读一本《时间管理全书》的问题,也不是依靠业务员自我管理的问题,而是必须从自身对下属的管理中推进。
从管理角度来看,要改善业务员的时间问题,需要销售管理者从五个方面持续努力。
第一、 政策导向。
有什么样的政策导向就产生什么样的行为;如果你的政策导向在短期销量的增长上,就不要指望业务员能把时间花在扩大销量基本面的工作上。同时你考核什么,员工就会去做什么,你考核拜访效率,员工就会在拜访效率和有效性上下功夫。
当你期望销量短期内能取得突飞猛进的增长时,当你要求员工短期内能有上好的业绩表现时,当你奖励那些取得短期销量增长的行为时,员工的时间使用方向已经确定了。
第二、合理计划。
很多时候业务员的时间是浪费在等待上司工作安排和发布指令的过程中,所以一定要提前制定关于业务员的工作计划,尽量减少业务员等待、观望的时间。另外,管理者计划的合理性和变动性也对业务员的时间有很大影响,并不是规定了业务员的拜访路线、拜访步骤、行程安排就能让业务员的工作效率显著改善的,执行、监管、督促重要,合理与否、可行与否、有效与否更重要。
第三、工作安排。
诚如德鲁克所说,“即使管理者作的是颇有成效的工作,但其处理方式仍可能造成下属时间的浪费。”管理者在给下属分派工作时一定要考虑这项工作是否必须?是否是该员工的职责?是否在浪费该员工的时间?这项工作和该员工正在做或将要做的工作是否有冲突?安排工作的方式是否为该员工的时间造成了困扰?我是否在不合理的占用该员工的个人时间?
第四、制度体系。
德鲁克在《掌握自己的时间》中指出了影响组织内员工的时间的两大因素:机构缺陷和信息功能不健全。这恐怕是除管理者个人因素之外对员工时间影响最大的两个因素了。管理者的一个重要任务就是制定和完善制度体系,通过机制来解决日常的例行行为。让下属在一个很顺畅很明确的制度环境下工作,减少工作的等待、简化报表的填写等行政环节。
第五、自检反思。
管理者每天都应该反思自己和部下的时间管理。业务员是否把大部分的时间都花在了对销量持续增长有贡献的事情上?员工的工作效率是否有了提高?是否在一些关键性工作上在保质保量的基础上提前完成了?自己今天有没有做浪费业务员时间的事情?是否因自己工作安排欠妥影响甚至浪费了下属的时间?是否在某些制度环节上存在影响业务员工作效率的问题?
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