KA系统操作与传统渠道客户操作有着相当大的区别，操作着手点有着很大的不同，“外行看热闹，内行看门道”，下面以某大型KA系统（以下简称A超市）的直营操作流程为例，通过ＫＡ卖场各个流程的剖析，勾勒出ＫＡ卖场操作框架，在KA业务操作时从细节入手，各各攻破．

       
    操作基础知识 

    一、部分代码解读：
       兹将A超市操作中一些涉及到财务及商品操作的代码解读明细罗列如下（大部分为供应商常用），基本上分为发票帐务操作、促销级别和种类操作、商品状态操作三个版块，在目前A超市所能对外提供的数据上供应商会经常看到类似的代码，供应商熟悉后可带来操作上的灵活，这套代码也为A超市目前采购及门店通用：
    1：未开发票明细代码（部分）解读:（有些系统亦称预估进退货明细）
      未开发票明细为供应商需要的重要财务资料，一般供应商要求KA系统一星期提供一次（视进货量而浮动），如遇上定制订单发货等重要情况需要紧急提供，此数据由A超市电脑导出给供应商。供应商根据未开发票明细提供给相应的财务部门后，由财务做发票计划并开据增值税专用发票。未开发票明细顾名思义就是指供应商还没有开好发票的明细，从这份数据中供应商可以看出各个门店的进货情况及部分操作情况，有利于供应商处理订单及一些退货的事情：
    状态1:收货
    正数:已送货但未开发票
    负数:这笔退货已从库存减掉,还没拉走
    状态4:发票
    正数:税票已开过来
    负数:货已拉走但未扣款
    状态6:货款
    正数:货款已付
    负数:退货的钱已扣
    状态0:待收状态
    备注：未开发票明细为重要发票数据，供应商要第一时间跟进此份数据以利于公司开票，因为KA系统一般都是按票到算帐期，所以发票能否及时达就直接关系到货款的及时支付。KA系统的开票要求在此不进行阐述，以实际操作为准。

    2：促销代码解读:
    促销代码的用途是：供应商在跟A超市确认每期的海报或档期促销时，上面会有促销代码出现，同时供应商在跟A超市谈促销时，采购也会熟悉于使用代码，供应商熟记这一点对于各期促销安排会有相应的帮助：
    级别1:印花(第一面)会员价
    级别2:快报(DM)
    级别4:厂商周
    级别8:采购店内促销,采购定店
    级别9:店促,店内提报,采购同意(此级别一般用的较少,用在局部要求的情况下). 

    3：商品状态代码解读:
      商品代码的用途是：供应商任何一款在A超市操作的产品从一开始新品报单到审批再到建档、门店出样、正常操作、关档、退货等环节，A超市内部的商品代码都会不一样，这些代码门店也可以看到，供应商记住后在门店的业务工作中可以灵活运用，有些代码如8是不可更改性代码，但有些代码之间可以互相转换，如果运用的好可以有效避免关档、排面减少及退货，特别是在有效监视及避免滞销上有较大用途，兹将代码罗列如下：
    0:新商品建档,已建好无送货无订单。
    1：正常,已建档有库存有销售。
    2：商品滞销,如果**天之内滞销就会自动变为8。
    6：季节产品,如果缺货改为6,有货后改1容易,否则就要变为8。
    7：切货,可销售但不可以进货,可退货。
    附注：退货是根据厂商,不是根据状态。
    状态7一般用在老品补差不退货情况下。
    8：关档：撤柜下架不销售退货。
    9：删除商品,一般为8变9,少直接变9。

     备注：超市系统的滞销考核大部分按限定时间内有无产生销售进行计算，家电专业卖场滞销考核大部分按产品库龄进行计算，所以，超市操作在了解此套代码的基础上就能有效监视滞销了。同时，在同竞品争强门店排面时也要密切关注其产品状态，因为超市的总出样数是限定的，竞品的部分型号关档就给我们的新品上柜带来了莫大的便利和优势（大部分超市系统门店出样权都是总部制定，门店只有位置摆放权）。

    总部操作及相关流程 

       A超市总部采购相对来说权力较大，这里主要指的是发票、付款、帐务、商品状态、促销、门店出样等关键性问题。

    一、 建档
      A超市的新品建档需要填写《新品报价单》，此份表格由A超市提供，供应商填写后加盖公章其方可生效。新品报价需注意毛利设计在供应商要求利润内，同时要有足够的理由说服采购建档，目前部分KA卖场提出保帐面毛利的要求，所设计的毛利点数不能太低，否则超市难以通过对供应商的新品上市就会产生阻碍（通常供应商的一些新品上市都有一定的实际意义，比如打击竞品、抢占分额、抢占排面等。供应商也会有一些相应的考核措施，如果新品上市迟缓无疑给了竞品相当大的反应动作时间），可参照公司政策酌情对待。同时超市新品建档内部流程也较繁琐，供应商一方面要催促采购跟进其内部流程进展情况，一方面最好一次性多报几个新品开通，因为大部分超市新品订单数量都较少，难以满足厂方起送量要求，如果品项较多则可方便操作。 

     备注：产品型号操作是超市系统操作的一个战术环节，如何在超市终端给予竞品有效的拦截，促销员、促销力度是很大的关键，但产品型号本身亦是关键且巧妙所在，知己知彼，在充分了解竞品及本品的反应动作上合理规划、及时灵活调整就显得学问所在，一方面注意最大限度减少补差及退货，一方面最大限度地保证新品出样率，同时还可以有效增加门店品项数。

    二、发货：
      供应商核对好订单相关内容后即可根据公司规定进行发货，在此不多加述说。订单审核注意下单门店、供应商编号是否正确、公司名称是否正确、产品型号、价格、数量、定单日期、送货日期、送货地址及是否需要预约等。

    三、发票
       产品发货后供应商应在最快的时间内让超市电脑导出未开发票明细（前述），供应商根据此明细开据增值税专用发票，如遇退票及有问题发票需紧急处理，发票关系到货款，要谨慎对待。同时，供应商可根据帐期日及付款日算出发票有效到门店期限，比如帐期30天，每月20日付款，那么供应商一定要确保每月17日（保留3天弹性时间）前把所有送货的发票开据出来并送到A系统总部、催促超市财务入帐。

    三、结款及费用
     超市系统在业务操作正常的情况下一般能按时按帐期进行结款，供应商在处理结款问题上第一要在付款日提前十天左右（视实际情况而定）同采购核查发票有无问题、状态有无差错（如锁掉），提前5天查询财务排款正常与否。旺季及特殊情况下超市系统有紧急付款机制（亦有提前预付款机制），一般超市系统不给供应商紧急请款，因为此点要计入其采购部门考核，所以供应商有此要求应在临时合同中注明和事先声明。
     超市系统付款后一般会第一时间导出付款明细并传真（邮件）给厂方，并开出相关发票（费用发票、退票、退货发票等），此份付款明细会体现合同内扣费用（月返等）及合同外扣费用，合同内扣费用一般同财务协调正常报销，合同外费用核对后可以正常报销的正常报销，有问题的要找采购核对，如为多扣需追回。

    四、退货：
      超市退货状态为总部采购统一控制，供应商如遇门店需要退残次，可先知会门店集中某日批退，然后同采购确认提前打开退货状态，让门店下退单，这样处理退货有效快截，还可以避免大规模退货。滞销机应督促门店尽量不要做退单，因为有时部分门店会以滞销机名义大批量退货，供应商处理好这一点可以使退货率降低许多。

    五、关档
      门店无商品状态处理及更改权，商品关档与否在于采购决定，之所以把这一点单独列出在于提醒大家尽量不要让商品自动变为8，因为关档商品门店可以自行退货，只要不变为8门店便不能退货，目的在于降低退货率。

    六、促销员及相关手续
      超市门店如遇新上促销员，需供应商填写《促销员申请书》盖章后交付采购签字，再由其内部各级领导及部门签字盖章，再发到各门店，同时超市一般都规定门店办理促销员进场及退场时间。所以新上促销员需提前一个星期同采购及门店进行确认，特别是新开店上促销员尤其要注意这一点。 

    七：门店
      门店操作至关重要，且门店工作以实战促销（比如促销员、赠品、厂外及厂内促销）为主，超市销量全来自于门店，虽然商品的决定权（出样、状态等）在于总部，但门店可以决定正常进货、退货、商品出样位置、摆放、TG、店促以及团购变价等等事项，超市门店按权力大小可分为各级别，大家需打探情况，正所谓一个门店一个圈子，超市卖场内部的人际关系也非常复杂，了解其有效负责人再进行有效客情投资，可最大限度的节省资源、产生效益。供应商在对待上可参照处理，门店操作主要在于沟通上，手法因人而已，在此不多详述。

    八、订单查询
      订单查询为超市操作中比较小的细节，但也很重要，目前有的超市设立网上定单，也有的超市专门设置订单服务部门（比如订单查询），因为大部分超市门店订单采用传真式，这就不可避免造成门店订单误传及漏传现象，这样供应商就需要定时或不定时查询订单并送货，这一细节列出供应商需了解各门店订单服务部门电话并按时查询即可。