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小马团队建设思考(八)---关于团队会议的组织与实施
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到现在为止,团队的例会制度是比较成功的,我感到很欣慰.把自己的一点实践与总结记录在此,希望能给大家一些启发.
先说下亲身经历的案例:近几日与团队一同在市场出差,到武汉的时候由于晚上有应酬,无法在电脑前参与部门的周例会,还好手机有 QQ功能,于是只做了旁听.这次例会是第一次在网络以QQ群聊的形式展开,会议期间他们分别汇报了一周的工作以及下步的工作安排.并就我指定的相关议题做了讨论.基本达到了利用网络开展在线会议的要求.会议期间我的话语最少,但他们还是很好的完成了议题.
从上述的案例我总结出一句话:适当的放权能够加强团队成员主动参与的力度.
我们现在很多的企业,上到董事会,下到小的班组,都或多或少的存在这样的问题:开会的时间越来越长,会议上解决的问题越来越少.为了避免这样的问题在团队里出现,我在培训的时候专门加入了<<销售会议组织>>的专题培训.这里我会穿插一些培训内容,与大家一起来讨论下.
第一:必须明确会议的主题
部门的销售会议我这里划分了三种:周例会,月度总结会与突发事件处理会议.其中周例会与月度总结会是要按时召开的,在培训中,就将上述两个会议的内容做了明确的规定:
通过对会议内容的规定,有效的防止了盲目的销售会议.可以让团队成员明确会议的发言内容,不至于偏离主题.
第二:必须明确会议组织者职责
会议组织者不是一个人一直担任,而是轮流组织,以周为周期轮换.在培训时我对会议组织者的职责做了明确的规定,内容如下:
不光是对组织者的职责做了明确的要求,还规定了会议的一般流程.让会议的组织者有一个参照.以确保会议的正常展开.会议议题流程如下:
第三:必须明确会议纪律
会议纪律很重要,由于是轮流组织,我这边每次只是做最后的会议点评.而会议当中就是他们自己组织与维持纪律.现在我们实施的会议纪律包括一般纪律与会议禁忌两个部分:
一般纪律:
•与会人员应做到准时参加会议、不迟到、不早退；
•因故不能参加会议者应提前说明原因；
•有事离开会场者需向会议组织者请假；
•
会议期间应关闭通讯工具，不得大声喧哗保持会场安静；
不做与会议主题不相关的事.
会议禁忌:
•发言不宜长篇大论；
•不能一言不发；
•不可取用不正确的资料；
•不可尽谈期待性话题；
•不能做人身攻击；
•不可打断别人发言；
•不可不懂装懂；不可观念固执。
这两个方面的规定,基本能够满足一般会议的需要.
第四:必须严格控制会议时间
很多时候的会议,由于没有很好的控制时间,导致会议不但没有效率,还解决不了问题.在培训的时候,强调了时间的问题.比如讨论一个议题的时候,每个参与会议的人员针对正在讨论的议题,都有固定的发言时间,一般是5至10分钟的阐述性发言,发言的过程当中其他成员严格遵守会议纪律,组织者做尽可能详细的记录.每次的议题必须提前做准备,这样的话可以节约大量的时间.另外,在阐述结束后,留一定的时间就有异议的内容进一步讨论,讨论时仍旧为轮流发言,直到得出最佳的结果为止.但这个讨论的时间不得超过会议规定的时间.
另外,在每次会议结束之后,我都会进行会议组织者的评比,让每个与会人员按照一定的标准对组织者进行评估,最后的得分将作为月度绩效考核的加分内容之一.在一段时间的实施之后,会议的流程基本上了正轨.会议的结果也基本让人满意.说明这个制度还是比较适合我们目前的状态的.或许这种会议组织模式不是最好的,但目前来看,至少解决了问题,也锻炼了每个团队成员的组织能力.通过对会议组织的放权,加强了团队成员的参与度,值得进一步坚持下去.
以上就是我对团队会议组织与实施的一点实践与总结,欢迎大家一起来讨论!
