时间管理五步曲

上期我们讲到，在每年年初制定一个有效的销售计划，将对销售计划的完成起到极大的作用。而做完上述计划之后，就要有效地利用时间来完成工作了。
时间是一种宝贵资源，我们其实每年的工作时间并不多。想一想，一年365天，周末就占了104天，再加上各种节假日，1/3的时间就这样过去了。我们大约还剩下250天左右，在这250天中，每天法定工作时间是8小时，也就是1/3天，那我们的工作时间合计只有83天。
有些朋友说：我可以加班啊。好，就算我们愿意加班，每天8小时睡眠，又去掉了1/3的时间，还要花时间吃饭、乘车，等等，假设这些时间加起来只有3小时，那也会用掉1/8的时间。这就是说，即便你工作狂到除了吃饭、睡觉、乘车，就是工作，也最多只有145天左右的时间。而且，时间是一种奇怪的资源，它会自动消费。如果是钱，你不花，它就一直在那儿，而时间不同，这145天，你不管用不用它，它都按照固定的节奏流失。发会儿呆，花掉一小时，喝杯茶，半小时又没了，打电话碰上话痨，又耗掉1小时，如果去玩玩游戏、喝喝酒，不知要耗掉多少时间。
在时间面前人人平等，即不管你是谁，每天都只有24小时时间，但这24小时的产出却大不相同。即便在一家公司，卖同样的产品，有些人能在这些时间中，获得一年几千万的销售额，有些人就可能连几十万都得不到。所以，如何用好这些时间，使你在时间方面的投入产出最大化，是销售员成功的关键要素之一。
为了帮助大家学会管理自己的时间，我为大家设计了一个通俗易学的时间管理步骤，即“时间管理五步法”。

第一步 堵住时间漏洞

首先，你要找出自己的时间漏洞。我们会有很多时间漏洞，它们就像小偷一样，在不知不觉中偷走我们的时间。所以，时间管理的第一步是找出自己的漏洞。下面是常见的两类漏洞：
第一类时间漏洞是过多地去做无价值的活动。例如花很长时间坐在电视机前漫无目的地换台，无休止地在网上聊天、玩游戏，或者张家长李家短地闲聊，这些会占掉我们很多时间。但是，并不是说我们要完全不看电视、不聊天、不娱乐。适度地做这些活动，可以让我们得到休息，调剂我们的生活，增进人际关系，但是一旦沉迷于这些活动，我们的时间就会被吞噬。
第二类时间漏洞来自不良的工作习惯，例如东西存放混乱，导致不停地找东西，或者拖延和工作不专心导致效率低下，或者工作无序导致经常返工或重复劳动，等等。
找到时间漏洞后，就要堵住它。我们可以用如下措施来堵住时间管理的漏洞：      
第一个措施是不做没有价值的事情。这需要我们在做每件事情之前，衡量一下这件事情的价值，然后再决定是否应该做。不在无价值的事情上浪费时间。
第二个措施是学会拒绝。我们经常会遇到别人把无价值的事情强加给我们的情况，如果我们总是无条件地响应，就会浪费大量的时间。
第三个措施是让你的文件和物品有序摆放，减少因找东西而损失时间。
第四个措施是将一些简单的事情做成标准的工作流程。这样，每次在操作时，就不需要重新花时间想应该做什么，从而减少重复工作。
第五个措施就是按计划按时完成工作，不拖延时间，专心工作，提高效率。

第二步 学会区分轻重缓急

堵住时间漏洞，帮助我们节省了一些时间，但这还不够。如果我们把时间用在了不重要的事情上，依然会影响我们销售目标的实现。下面，我们还要学会区分轻重缓急。
时间管理从根本上来说是一种能力，一种决定什么事情重要的能力。在这里，我可以给大家讲一个故事：
伯利恒钢铁公司总裁舒瓦普请效率专家利进行企业诊断，总裁介绍说：“我们知道自己的目标，但不知道怎样更好地执行计划。”利说可以在10分钟内给他一样东西，这样东西至少能把公司业绩提高50%。利递给总裁一张空白纸条，让他在纸上写下第二天要做的六件最重要的事。
总裁写完后，利让他在纸条上用数字标明每件事对总裁及公司的重要性次序。利接着说：“现在把这张纸条放进口袋。明天早晨第一件事是把纸条拿出来，做第一项。不要看其他的，只看第一项。着手办第一件事，直到完成为止。然后用同样的方法做第二项、第三项……直至你下班为止。如果你只做完第五件事，那不要紧。你总是做着最重要的事。
整个会见历时不过半小时。几个星期后，利收到一张2.5万美元的支票和一封信。舒瓦普在信中说：从我的观点看，那是我一生中最有价值的一课。
这个故事告诉我们，要想进行有效的时间管理，首先需要学会鉴别事情的轻重缓急。那么我们应该如何鉴别呢？图1展示了一个工作价值矩阵。
这个矩阵是科维在他的知名著作《高效能人士的七个习惯》中给出的。它把所有的事情分成了四类：M1，高度重要，高度紧迫；M2，高度重要，低度紧迫；M3，高度紧迫，低度重要；M4，低度重要，低度紧迫。
现在，我们来具体分析一下各类事件。M1是重要而紧迫的事件，通常是一些突然发生的重大危机和已经临近最后期限的重要工作。除了突发事件外，大部分工作都是因为没有事先做好准备造成的。M2事件是重要但还暂时不紧急的事件。例如为未来工作做好准备，提高自己的能力，建立人际关系，做工作规划、休息锻炼，等等。M3事件是紧迫但不重要的事件，例如突然来了一个没有价值的电话，有不速之客上门造访，等等，这些事件没有什么价值，但是你很难不参与。M4事件是即不重要也不紧急的事件。最典型的M4事件是打电脑游戏。

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