如何处理ＫＡ逾期账款

2008-6-17 08:00| 查看: 205922| 评论: 0|原作者: 翁文添

摘要: KA采购有时为了达成费用收入目标，有意多扣经销商的费用，包括合同费用和促销费用。这种扣款有时很难收回，不过可以用堆头、地堆、DM等费用来抵扣。

当期该回来的款项没有回来，或者没有完全收回来，就都是逾期账款。
账款为什么会逾期？除了对方有意拖欠，我方还常常落人以柄：
1.回款时发生了账差。这时要了解实际应出账差处理单,将对应的该笔账单单号交给KA主管,由他转交给责任业务员处理；
2.业务及财务人员没走对客户的回款流程。这时KA主管必须确实督促业务人员尽快回款;
3.因为汇款时间及对方财务流程而有所延误。可以设定7～15天为逾期账款认定的宽容期，这段期间要求业务及财务人员前往了解实际问题，确定回款时间(也称为催收期)。
逾期账款处理流程分为以下四个步骤，在具体分析之前，我们可以参考70页图1，了解其整体流程。　　
1.逾期账款追踪表
只要有逾期账款产生就必须及时处理，并填写“逾期账款追踪表”，以免累积大量逾期账款，最后难以回收。平时的小额或单笔的逾期账款，应由财务部门直接要求KA部门将逾期账款回收。
2.召开逾期账款催收会议
会上由财务人员提出本期与前期收款平均天数，了解改善情况或变差原因。同时说明本期回款状况，逾期未回款情况。
接下来就逐笔追讨逾期回款——财务人员与业务人员说明原因及处理方式，并提出逾期回款的时间和处理方式，最终由总经理裁定，并制成应收账款行动表，明确指定负责人、协办单位、完成时间、行动内容、预期完成指标等。
通常逾期账款会议要持续召开3～6个月才能有效地解决逾期账款问题，因此每一次的会议开始，应检讨上次会议决议的完成进度，以促进人员的积极性及责任感。
3.与KA客户采购人员及财务人员查询核对
逾期账款产生时，财务人员就会出一份“KA客户回款差异处理追踪单”，直接交给KA部门去处理。
使用这张表有如下注意事项：
(1)退货必须有正式退货单，且退货内容经业务人员确定及配送人员签名。退货必须有销账凭证才可冲账。退货将扣除业绩，不列入业务费用。
(2)合同扣款或促销协议扣款必须提出正式合同书及协议书，合同扣款或协议扣款必须有销账凭证才可冲账，合同扣款应将转为业务费用，且填写客户请款申请书经主管签核后回冲应收账款。
(3)价差必须提出正式促销合同及公司内部促销申请书，若为正常供价错误，应及时更正。价差必须有销账凭证才可冲账，冲账时价差将扣除业绩，不列入业务费用。
(4)量差必须有正式签收单，经客户确定品项及数量客户完整签名及配送人员回收签名；量差必须有销账凭证才可冲账，没有销账凭证财务人员不可私自冲款。
(5)在无法取得相关凭证或无法以正常方式处理KA客户回款差异时，经过法律部门全程处理确定无法收回，该笔应收账款将正式列为呆账。处理呆账，应明列处罚方式及责任归属。
4.制订解决方案
依据会议内容所决定的处理办法，要求业务人员在规定时间与KA客户采购人员及财务人员进行查询核对，共同讨论双方可以接受、可行的解决方案。
通常有4种解决方案：
(1)因退货或是KA客户库存差异产生的账款差异，必须取回退货产品、退货单、退货冲账凭证回来冲销账款。如果是因为客户库存差异的原因引起了逾期账款，那么要去了解差异原因，差异由谁来承担，也可以由双方协商订出承担比率。
(2)因费用扣抵产生账款差异，必须取回扣款明细、合同、相关协议。如果扣款不是合同或协议中的费用，应该要求对方退返扣款。
(3)整期应回而未回的账款，查明原因及问题，提出解决方案等相关补办程序，在下次回款期确定回款。
(4) KA采购人员有时会为了急于求成，或达成费用收入目标，有意多扣了经销商的费用，包括合同费用和促销费用。如果经销商本身的财务制度不健全，就会造成不必要的损失。
这时必须主动向KA客户采购人员反映，要求将差额支付给我方。
依据与采购人员打交道的经验，这种扣款有时很难收回。不过可以用其他方式来抵扣，如用堆头、地堆、DM等费用来抵扣。
如果上面的方法都无法收回逾期账款，业务人员就必须提出其他处理方法来回收账款，减少损失。一切办法都无效时，逾期账款就会进入呆账处理流程，依行政方式及法律行为处理。如果逾期账款产生原因是人为因素，公司将依应收账款管理惩处办法办理。（文章编号：3080619，收藏请编辑短信AA加文章编号发送至106613886619）

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