经销商KA回款全攻略

2008-2-25 08:00| 查看: 227428| 评论: 0|原作者: 翁文添

摘要: KA客户以促销价格进货而以正常价格退货，就会有退货价差。这种情况下，经销商往往只能认账。所以，在做促销活动时必须控制进货量，尤其在促销后期，即最后几天。

标准的对账流程
中小终端回款的关键往往在于客情，而KA回款的关键，却在于你有没有建立并有效执行与之匹配的标准流程。
图1是KA对账流程，一目了然。但真正在运作中，绿林出身的经销商们往往因为细节问题没有处理好，延误了回款而不自知。他们一边不断重复着一些低级错误，一边控诉KA如何“霸道”，回款如何艰难。
未能及时回款八大原因
1．KA专员或账款回收人员未准时取款，超过KA付款时间，款项将被取消，要等下一次或下个月才能去收。这是未能及时回款的最大原因。
2．不了解客户结款、回款流程。如新客户、新进人员或负责人员异动，这样的事情经常发生。因此，填写“客户交易条件确认书”及制定“KA客户应收账款控制表”非常重要（见上期）。
3．发票金额开立不正确。做账错误、价格差异、数量差异、结账时间差异等，都会导致发票错开。通常，客户会将发票退回，要求重开。因此，经销商财务人员需不定时与KA的财务人员联络，建立良好的客情，这样发票开错后就能第一时间及时更换，否则至少延误一个月才能回款。
4．发票遗失。财务人员应在预期送达日与对方财务部门联系，确定税票及相关单据已同时送达。如果没有到达，则要迅速追查情况，即刻处理。
5．客户配送单、签收单未回或遗失。
6．送货单签收不完整，客户拒绝回款。
7．立错账或冲错账。做账人员将甲客户立到乙客户的账上，一长一短，甲乙客户的回款都耽误了。
8．客户恶意压款及扣款。
容易失误的对账细节
1．物流配送回单。
商品送到KA门店，对方收货员确认无误后，在签收单上签名确认。这个正式的配送回单是经销商做账人员唯一的立账依据。
一旦回单不及时、填写不规范或有遗漏，财务便无法立账，更无法对账。如果与KA再确认，一来一往，一个月就过去了。
因此，经销商应明确规定物流配送回单的时间和内容。如:市内客户配送必须当日回单，最迟隔日中午12点；省内不得超过3日，省外不得超过7日，由外车或其他经销商代配送不得超过10天等。同时要制定相关罚则，如回单超时，每单罚5～10元；遗失回单，配送人员必须承担全部责任等。
物流配送单本身也极易出现失误。一般KA客户会指定供货商使用哪种签收单，要么是KA自制的签收单或订单复印件作为签收单，要么是经销商制定的符合KA要求的签收单，否则无法结款。
配送回单一般包括：客户或门店指定签收人签字、指定签收章、签收日期、签收品项及数量、正确的进价金额。有时客户允许你使用他传真的正式订单复制成的送货签收单，你需要注意的也是这些内容。
经销商做账人员一旦发现回单内容错误或不完整，要在第一时间通知相关人向客户补签或补单，不要等到对账或寄送发票时才发现签收单错误无法回款。
2．对账投单/取回对账单。
关于对账投单，KA客户都会有自己的规定。一般是由经销商、供货商准备相关单据，或由KA出具本月结款明细，双方确认无误后，经销商开具发票，在固定时间送达KA。KA会在固定时间支付账款。双方确认明细的过程为对账。
对账可分下列几种方式:
（1)KA无验收单:仅以经销商按KA规定方式制作的表格，由财务人员做出对账明细表，在对账时间送给KA客户的财务部门，确认无误时即可开具税票投单。
表1是供应商制作的对账明细单标准格式，用于KA客户没有特别指定以何种表格对账时使用。
（2）另外，有些KA客户是不对账的。对这些客户要注意下列重点：
□供应商必须在规定时间内向KA客户提供正确及时的回款凭证——客户签收单、发票、应收明细；
□依客户规定开好发票、寄送发票；
□如果回款金额不正确或有差异时，应在第一时间反映，及时解决；
□如有其他问题而无法回收应收账款时，应与客户共同商讨解决方案；
□任何方案的修改需有权限主管同意方可，以不损失公司权利为原则。
对账出现差异怎么办
当与KA财务对账出现不一致情况时，首先要出具《KA对账差异处理单》(见表2)。
经销商的KA人员要迅速找出账差原因，在规定时间内处理。如果供货价差有异属于促销供货问题，应出具主管核准的促销申请，并在计算机账上调整促销期间的差价。
如是正常供货价差，应了解是我方供价错误，还是对方供货价格建档错误，找出原因进行沟通，双方调整价格。
进货量差、退货量差、退货价差主要是配送人员的问题。应以对方签收单或对方立账数量及金额为依据，进货退货差异应由配送人员承担责任。
KA客户以促销价格进货而以正常价格退货，就会有退货价差。这种情况下，经销商往往只能认账。所以，在做促销活动时必须控制进货量，尤其在促销后期，即最后几天，必须严格控制。
费用差异一般是合同费用扣款、促销费用扣款、罚款扣款、恶性扣款等，KA客户在费用扣除时会附上扣款明细及票据，以供我方冲款用。有时也会有费用多扣及不明扣款，因为没有合同、促销协议、罚款通知做冲款凭证，无法冲账也属账差问题。有些国际大卖场及全国性的卖场不在当地，费用冲款凭证会慢1至2个月以邮寄方式寄达。
控管的节点
应收账款是否能如期准确回款，关键在于是否严格控制、执行KA客户的回款流程（如图2）。我们必须控制好以下几个关键节点:
□正确完成与客户对账；
□根据对账金额开立税票；
□正确时间内送达税票及进货单，退货单及对账单明细表同时取回对账单回联；
□规定时间内收回应收款项，掌握客户寄送支票或汇款的进度及追踪，了解客户无法正常付款的原因，及时与客户联络解决问题将账款回收。（文章编号：3080212，收藏请编辑短信AA加文章编号发送至66556619）
链接：不对账客户实际回款案例
1.大X发、家X福、好X多是不对账的，但在结账时会出示具体明细，结几笔账、扣掉几笔款项。例如：退货，合同费用，促销费，其他费用等。
不对账客户回款不正确的主要原因有:
□客户签收单内容不正确；
□价差，促销时经销商财务部门未能及时变价，供价不正确，发票错误；
□量差：如果签收回单与客户立账的数量不一，发票金额错误，KA客户会在隔月退回发票，供应商就要重新开立发票及补足单据，一往一返，回款时间将推迟1～2个月。
2.当财务部收到KA付款时根据KA提供的明细表、发票等销账凭证来冲账。如有疑问及遗漏部分，需与KA的财务联系解决。
3.收款有差异时，由经销商财务部提出差异明细，缺少的退货凭证及销账凭证由KA代表及门店业务负责取回。
4.价差部分由KA代表及门店业务提出解决方案。如果事前已向主管申请，经主管同意核准的促销方案，提出促销变价说明，交由财务部修改供价，重开税票请款；如未经主管同意或未与客户签订协议者，将给予惩处。
链接：KA客户实际对账案例
华X超市公司:每3个月结一次账，账款期到时，KA代表把本月可收的每笔送货单号码列表，送到该公司与财务对账。每次结账时，提前1个月去该公司对账，确认后方可结账，月底支付账款。结账日期:2月28日、5月28日、8月28日、11月28日。
良X便利公司:每月5～15日对账，每次把每笔到期的发票号码抄好，到该公司对账。确认后方可结账，每次月底支付账款。
家X福、易XX花、大X发:月结X天不对账。但在结账时会出示具体明细，结哪几笔账，扣掉几笔款项(合同费用、促销费等)。经销商财务在收到账款以后，根据对方提供的明细表、发票等销账，如有疑问、遗漏部分再与对方联系。
乐X:月结60天。每月25日下午，经销商KA代表去可回款的门店取回出货及费用明细，要开发票的明细，数据传回经销商财务部。财务部开具发票，月底前送达对方。月底对方会支付应付账款，如有差异，下月初具体查询。

更多资讯请关注销售与市场微信公众号。