KA结款， 规则先行

很多时候，供应商不能如期拿到KA回款，并不是KA“使坏”，而是坏在自己手上。要想顺利结款，必须先吃透KA的“金科玉律”。

为什么欧尚、大福源一定要求一张订单对应一张税票，而且必须要附详细一致的清单呢？
为什么一定要在税票上体现退货呢？
为什么每月26号至次月月头就找不到家乐福的财务了呢？
……
很多供应商把KA客户回款不及时的原因，归结为其故意刁难，并切齿痛恨。可是，你了解过KA客户的财务规则吗？你仔细研究过家乐福的供应商手册吗？你知道好又多最新网上发布的赞助商缴款须知吗？
应该说，KA客户故意刁难供应商的情况是有的，但KA客户的财务管理方式、对账结款规则，你知道吗？KA客户有自己独立的运营系统和独立的采购、财务、收货规则，这是供应商结款对账的基本前提！
 
账期，你真的明白了吗

大多数KA客户不会跟厂家做现金交易，往往过一段时间才会回款，这个时间段就是账期。
厂家以信用交易模式和KA客户合作，普遍采用的账期是30～45天，而事实上很多客户的账期又在商定的时段上延长了10～15天。比如，账期是每月10号到期，但客户却说他们在每月25号固定付款，那你就只能等到25号。
回款的账期意味着财务风险，所以要尽可能在了解客户信用及账期计算方法的条件下缩短账期，当然也可以用“付款折扣”等方式来人为缩短账期，如15天内回款给予1.5%的折扣等。不过，KA客户为了充分利用供应商的资金，会尽可能拖长账期，即使签了付款折扣，很多也是折扣照拿，账期依旧。
账期的确定和计算标准各个KA客户都是不同的，如以送货日期、送货当月结账期、税票交付日期等，供应商一定要问明账期的确认方式，以免造成回款延误。
例如，家乐福部分账期的相关定义和计算规则是：
到期日：发票可以被支付货款的日期。根据商品合同的约定，家乐福在发票到期的5个工作日内向供应商支付货款。
账期：指从家乐福公司收到供应商发票到发票到期日之间的时间。
供应商的账期有两种类型：
月结：发票到期日从收票后的下个月的1号起计算。
票结：也称“非月结”，发票到期日从收票的第2天起计算。
付款日：家乐福向供应商汇款的日期。
到期日计算：发票到期日=家乐福财务中心收到发票日期+合同账期。
例如：10月20日家乐福财务中心收到发票，其中，A供应商为月结30天，则发票到期日为12月1日，即从11月1日起算上30天，家乐福在12月1号后的5个工作日内付款；B供应商为票到30天，则发票到期日为11月20日，家乐福在11月20号后的5个工作日内付款。

账款管理，细节是根本

对账
不同的KA客户对账方式迥然不同，比如：
家乐福会每周固定发“进退货明细”到每个厂家注册的电子邮箱。
沃尔玛要求每个厂家自己根据到期的验收单（附拷贝单）开具税票，在窗口投递对账，如果没问题就会支付，有问题就会在“问题窗口”退回并注明问题点。
易初莲花可以通过固定电话打印对账清单，上面详细列明了扣费和货款情况，然后根据对账单开具税票结款。
好又多则需要每月制作“请款单”核对账目，万佳、利亚华南（OK便利店）等基本上也是采用固定表格（加盖厂家有效公章）对账。
大部分KA客户每月都有自己固定的对账、回款日期，供应商错过日期就只能等下个月了。如家乐福的对账日期为每月6～26日，北方区财务中心预计在每月23日之后就不再对账、收票了。

开票
大多数KA客户是需要开具增值税发票结款的，开票之中藏有很多“玄机”。
1.发票的开法不同
· 一个核算群开一张税票，如好又多的天河、江南、淘金、前进店都在一个核算群（01C1），可以只开一张税票。
· 每个店开具一张税票，如家乐福。
· 每张订单开一张税票，如华南大福源、上海欧尚。
2.备注栏的备注细节
在税票的右下端有备注栏，不同KA客户对备注方法的要求也不同。如家乐福要求每张发票需备注厂商编号、家乐福部门号、订单号，如果订单号码较多无法在备注栏完全体现，可以在对应的发票后附上与发票大小相等的白纸，在白纸上打印所有备注栏信息。
3.销货清单
现在大多数KA客户要求开具的税票上/后必须附“销货清单”，以证明此笔款的付款对象。大多数客户只要求在税票上/后附上清单（财务专用纸张打印 ），但并不要求产品品项和真实业务一致，因为有很多税票针对的产品品项繁多。
需要注意的是，在税票表面一般只能打印4～5个品项，如果是厂家自己编撰的明细品项，要注意数量。超过4～5个品项，就只能在税票后附“销货清单”列印了。
还有些客户严格要求销货清单必须和针对的业务品项一致，如华南的大福源。有部分客户甚至要求在销货清单上体现退货，这些都是需要注意并认真履行的。
4.返利的体现
有些KA客户要求在发票上体现返利，如家乐福、沃尔玛。需要注意的是，如果贵公司还在使用老款的税票打印机，那么返利的体现就会受到很多限制，比如在税票后附清单，就无法在税票上体现返利，新款打印机则无此限制。
另外，开具税票前一定要事先掌握客户的明细要求，一般每个客户都会给厂商一份详细的操作指南，厂家业务员一定要及时索取，并实时更新资料（因为很多KA客户经常变更店名、公司名称）。如果因为开票问题遭到对方退票，恐怕再交票也不可能在本账期内回款了，账期无形中就又拖长了30天！
5.交票
及时递交税票是准时回款的必要条件。比如家乐福的财务中心在收到发票后的24小时内完成发票处理，月末，凡供应商在每月倒数第四天的18：00之前送交财务中心的发票，财务中心在当月输入系统；凡在这个时间以后送交的发票，财务中心在次月输入。

回款
完成了前面环节，然后再顺利收回货款，这笔销售工作才算画上一个句号。回款工作中也有许多需要注意的细节：
1.现在大多数KA客户均采用了先进的IT技术，厂家可以通过申请在网上对账。
在KA客户的网站上可以查找具体款项的回款时间、金额等。好又多还要求网上打印“付款通知书”，并根据通知书开具税票，附上盖有厂家有效公章的付款通知书，在规定的日期交给好又多财务人员（一般是付款通知书在网上发布的三天内收票，所以厂家要每天注意对方的账务信息）。
2.账期确认。业务人员要做好不同KA客户合同账期的详细备案，做好每个客户的不同账期计算方式的统计，做到知己知彼。
3.费用的缴付。很多KA客户要求费用以现金形式支付后，才可以回款。厂家业务人员要及时向采购核对费用扣缴情况，及时向公司申请支付，以免拖延货款的回收。
4.退货的红字税票。KA客户的退货厂家应该要求对方出具“红字销售税票”，以抵消厂家已经就此笔退货缴纳的税款，当然也可出具退税证明。
5.账扣发票的索取。由于厂家经常会和KA客户产生一些费用，如合同费、促销费等，很多KA客户根据费用的类型不同，会选择账扣一部分费用，即从你交来的税票中扣除费用（提供“费用发票”），只支付扣除后的金额。这里注意，现在还没发现有任何一家客户提供的账扣发票是可以抵税的，厂商得到发票只是冲抵费用、平账而已，税额的损失成了必然，有时竟是入不敷出，且账扣模式很难对清细目，容易产生错扣、误扣的情形。
6.合同的签订。合同签订要及时，因为很多客户都会以未续签合同为由，拒付款项。
7.厂家资料及时更新。很多客户付款的前提，就是你的厂家资料（营业执照等）是在有效年检期限内的。
8.很多KA客户设有账务咨询热线，厂家应该充分利用，随时掌握回款情况。

信息畅通，事半功倍

掌握信息不充分、信息知情不对称，是KA账款管理矛盾产生的主要原因。对账方式、日期、开票的规则、要求等信息贯穿整个KA账款管理，重要性不言而喻。
信息的获得和良好的客情及人脉关系分不开，在此基础上，获得信息的渠道主要有以下几个：
1.KA客户的财务人员
财务是账款结算的主要信息源，如果能获得客户财务的支持，无疑是获得了一个及时的报警钟和免费的财务协理，如发票未及时开具、费用未及时缴付，财务会提醒你；在业务操作中丢单时，财务也会帮你摆平，否则会遭到每张100～200元的罚款。财务还可以直接拉对账单结算，省去你交单的环节。
2.KA客户的采购人员
采购的权限一般是负责扣费，是费用信息的第一知情人。所有的费用明细你都可以在采购那里得到，甚至有的采购还拥有订单的拉单权、对账权。
3.KA客户提供的供应商手册、客户结算须知
如家乐福提供了极其完备的“供应商手册”（PDF版），而且定期更新，与对账结款相关的细节、概念详备，仔细研究会受益匪浅。
4.KA客户每年举办的供应商财务会议
多参加财务会议，接受KA客户财务人员的现场指导和疑难解答，对KA账款管理工作百利而无一害。
5.网站
前文已经提到，大部分客户都有网站，供应商可以申请登录，在网站上可以获得大量的信息。
6.热线电话
客户的热线电话分为投诉、对账、回款等几种类型，供应商应详细了解，及时沟通。
7.其他厂家的业务人员
在行业内干久了当然会积累一些人脉，完全可以借鉴、取经，但最好是同行业的经验，因为跨行业的操作有可能不同。
8.其他渠道
随着信息媒介的发展，信息源会有更多的新形式、新特点。比如，一些专业的BBS论坛也会成为供应商获得信息的重要来源。其他诸如调查公司、咨询公司、广告公司等，也会提供一些专业的信息数据。

优化流程，以规范应对规则

与KA客户合作，供应商要优化流程设计，以适应KA渠道的高效管理方式。流程优化的核心是效率，基础是合理适当的授权机制。比如，根据不同KA客户的规则特点，合理授权，建立备案审批制度（根据不同客户备案的规则资料，自动审批常规费用和开票资料），建立快速审批、支付通道，增加和客户流程直接对口的通道等。
目前，KA账款管理还没有统一的模式可以套用，更多的方式、方法都来源于自己和他人的经验。企业KA账款管理人员要在充分了解并遵守客户规则的基础上，结合本企业的业务实际，以充分的细心、耐心，做好、做细上述工作，做到每个业务员人手一本台账，详细记录上述内容，并及时配合财务、物流做好配送、支付、销账等工作。

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