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制定制度流程的三大法则及执行中的三种现象

已有 82882 次阅读2014-5-10 13:35 |个人分类:管理|系统分类:企业管理| 制度流程, 法则, 执行, 现象

  1. 制定制度流程时的二八法则

    制度流程是由有经验的人针对可能发生的不同状况,加以整理、分类后找出最好的处理方法。

    经验告诉我们,作业可能出现种种情况,其发生的频度往往有很大落差。例如全部发生的状况可能有五十种,最常出现的三种状况,就涵盖了90%的发生率;最常出现的五种状况,可能涵盖了98%的发生率;而其余的四十五种状况,合计可能仅有2%的发生率。由于这四十五种状况发生率极低,一般称为“特例”或“异常”。

    这其实也是应用了尽人皆知的二八法则。

  2. 制定制度流程时的简单法则

    制度流程是设计来让人用的,所以不能太复杂。如果把五十种状况都加以规范,制度流程将变得十分庞杂,花费的时间心力成本将会相当高。而且制度流程一旦庞杂,不但执行者很难记忆,还会大大提高执行中的难度,所以一般只会选择发生率达98%的五种状况做规范,而其他四十五种发生率仅2%的状况不做规范。

  3. 制度流程的万能法则

    虽然我们未对四十五种发生率仅2%的状况做规范,但并不代表其不在制度流程范围内。一个完善的制度流程,往往最后都有“未尽事宜,由主管单位裁决”或“以上情况如经主管单位裁决,不在此限”等条件,其用意即在说明,这其他四十五种或更多可能的情况,应由功能主管来裁定。这一做法,让制度不再庞杂,却能顺应例外状况灵活变化;也可以说加了这一条,就可以应对所有的状况。

  4. 执行制度流程时的被动现象

    由于未对制度流程背后的政策目的、用意有正确深刻的了解,误以为只有被明文规定的才是可以执行的。当发生其他情况时,就直接被动排斥,而不知道主动积极呈报主管裁决,从而发生“可行”而不可行的状况。情况严重的,甚至会给公司造成重大经济利益损失。

  5. 执行制度流程时的先入为主现象

    当例外情况(特例、异常)发生时,功能主管综合衡量成本、风险各项因素,往往裁定不可行。从而有些下属误以为呈报也没用,进而下次再发生例外时不再积极呈报从而误事或者由于呈报后主管裁定失误,从而认为主管没能力,呈报也白呈报进而不呈报现象。

    殊不知由于时空变化,同一种情况往往会有不同的裁定结果。而且主管也是人,也需要在犯错中成长学习。这次裁定失误不代表下次也会裁定失误。

  6. 执行制度流程时的本能叛逆现象

    由于对流程制度缺乏正确深入的认识或者由于先天性人格本能叛逆的原因,不能平心静气的对制度流程进行了解、请教,进而掌握制度流程的精神及其特质,从而极端的认为制度流程都是束缚!

    久而久之,不知不觉中成为了组织的边缘人,也很难成为称职的管理者。因为优秀的管理者正是要善用制度流程。


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