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日志

《职场交谈这样说就对了》第二章 第四节

已有 355417 次阅读2011-12-9 11:10 |系统分类:企业管理

选择你的倡议性陈述:什么─何时─为什么

    一旦已决定开始采取行动迈向新未来,并规划你的听众与信息传递,你需要这项倡议的一段扼要陈述,作为你的基本信息。你的“倡议性陈述”应包括令人向往的未来的“什么─何时─为什么”。这三个要素构成整个提议的简要版本:

 

● 我们想实现什么?

● 何时我们想让事情发生?

● 为什么事情要紧?

 

    请专心致力于让“什么─何时─为什么”信息传达到你的每一个听众。这时候还不是将很多注意力放在“如何”去完成目标的时间点,很常见的情况是,如同让人类登上月球的倡议一样,此时“如何”完成目标还尚未完全知晓。当继续往后探讨,运用到其他三种交谈模式时,你将会有更多构想与建议,来持续增加人们对“如何”达成目标的知识。“挑选倡议性陈述”提供你有效沟通的方法,并吸引大家注意到你所提议的未来当中“什么─何时─为什么”这个部分。

 

我们想实现什么

 

    肯尼迪总统令人向往的成就是“让人类登陆月球并安全返回地球”。这句笼统的概述,在接下去八年里,需要采用待开发的各种类型和规格的燃料与金属,以及数千个其他特殊成就来补足。肯尼迪的听众了解,他们需要做很多工作,将“如何”这部分填补起来。

    凯特与米契有人数少很多但更直接现成的听众,他们两个人预想其中一些听众可能会反对他们的提议或表现出抗拒,于是他们选择将新未来设计成为一项共同冒险活动,以便“为公司所有主管与员工提供适时的人力资源与技术结果”。因为知道主要听众是谁,所以他们加入了两项新细节,相信这样做会刺激所有必要对话,让交谈开始进行。

    其中一项细节是“人员晋升事宜在以往一半时间之内完成”,这会让所有人力资源与ITS团队成员有兴趣参与。如同凯特所说:“若事情与晋升有关,我们就会引起他们的注意。”第二项细节是“全公司百分之百使用工作排程系统”是一种方法,让每个人都注意到,工作排程系统对组织里的任何人来说不再是非强制性的。

凯特与米契有关“什么”的陈述是完整的,他们将该陈述列在海报上,然后挂在预定召开联合会议的任何会议室里。见表①。

 

表①

为所有公司主管与员工提供及时人力资源与技术结果:

◎人员晋升在一半时间之内完成

◎全公司100%使用工作排程系统

 

 

    倡议陈述中的“什么”要素要够简短并具说服力,以便将预期的听众吸引到为实现倡议的“倡议性交谈”与所有后续交谈中来。一些其他范例包括:

 

* 全世界所有国家与主要发展机构都同意的八个“联合国千禧年发展目标”,第一个目标是“根绝极端饥饿与贫穷”。

* Google的共同创办人赖瑞·佩吉在20071127日提出“我们的目标是要产生比煤炭更便宜的十亿瓦再生能源生产能力”。

* 新华社在2006114日提出“2006年中国所计划北京市空气质量目标为238天蔚蓝晴天”。

* 《财富》杂志在2005928日提到,大卫·柯克帕特里克在该刊中引述资讯先驱尼葛洛庞帝所说:“我们的目标是将电脑价格降低到一百美元,并分发给数百万名全世界最贫穷的小孩。”

 

    在陈述以上这些目标时,没有人知道这些目标是否能实现,或有什么障碍必须去克服。不过“倡议陈述”带领大家考虑,提议的新未来是否可以而且何时有可能实现。

 

何时我们想让事情发生

 

    每个目标都需要时间表,这份时间表使新的未来变成一件特定事件,而非仅是抽像概念。“联合国千禧年发展目标”的目标日期为2015年;当他说“那可在几年内而非几十年内完成”时,赖瑞·佩吉将他的时间表设定得更宽松;中国承诺北京市空气质量目标会在2008年北京奥运时达成;一百美元笔记型电脑这个目标原本设定在2008年达成,但当技术突破需要更多时间时,那个目标就被修订了。


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