销售经理：让报表成为你的耳目

一、简单的、数字化的填写方式

报表在设计的时候，要避免繁琐的文字叙述，减少相同或相似内容的填写项目。
大多数销售人员，尤其是基层的销售代表的工作形式基本上是程序式的工作，每天走的是早已经在拜访路线计划中体现的既定路线，拜访的是分布在既定路线上的固定客户，拜访客户时采用的是公司已有固定流程的拜访步骤，那么他在填写如表1这样的报表中“今日工作内容”一栏里应该怎么填写呢？只能是流水账一样的填写：几点几分到达A客户，问好，盘库存，取得补货订单，说再见；几点几分到达B客户，问好，盘库存，取得补货订单，说再见；几点几分……这样填写的报表又有什么作用？又会对销售有多大帮助？又有多少销售主管和销售经理会逐行逐字地去看这样地报表？那么设计在报表中“销售主管签字”和“销售经理签字”这样的栏目也只是形同虚设。另外，表1中像“今日工作计划”和“明日工作计划”本身也是一种重复的填写。
合理的报表要将填写的内容数字化，这样将可能需要一大堆文字描述的过程用数字指标就可以表现出来了，比如表2这样的报表。
表2所示的报表填写的指标清晰，销售代表只要经过简单的计算之后填写8个数字就可以完成这张报表，但是通过报表反映出来的信息却是丰富的：通过“计划拜访客户”和“实际拜访客户”数量可以了解到该销售代表的完成计划的能力和他的劳动能力是否饱和；通过“成交客户数量”可以了解到该销售代表的有效生产力；通过“平均每单SKU”数，可以了解该销售代表的SKU分销能力；通过“当日销售金额”、“累计销售金额”、“计划销售金额”、“完成销售比率”等指标可以了解到该销售代表目前的销售进度与计划的差距以及完成的比率是否和时间成正比。不仅仅销售经理可以通过这张报表获取很多有用信息，销售代表也可以通过报表掌握自己的销售进度。
通过比较，可以看到，表2所示的报表所涵盖的内容某种程度上是10张表1所示的报表都不能表达的。而最重要的是，表2所示报表简单的、数字化的填写方式让销售代表愿意去填写，而且通过报表反映的指标能够给销售经理的管理工作和销售代表的销售工作提供帮助。

二、合理的填写频率

一家著名的台湾企业W公司在上世纪90年代初期，由于进入中国较早，在休闲食品领域曾经红极一时。进入90年代后期以后，由于进入中国的外资企业增多，国内企业也奋起直追，W公司面临的竞争越来越激烈，市场份额不断丢失。为了抢回丢失的市场份额，W公司决定加强对竞争品牌动态的监控，由市场部门设计了一张“竞争品牌市场动态监控表”，要求销售代表每日填写。在填写初期，销售代表都认真填写，可是持续了不到一周时间，销售经理就发现上交的报表变得五花八门：有的填写“同昨日”，有的填写“无市场变化”，更有甚者将前日报表复印后将日期涂改后交差了事。
为什么会有这种现象呢？这就是报表填写频率的问题。很少有企业的市场策略或促销政策每天都发生改变，而W公司要求销售人员每日都填写“竞争品牌市场动态监控表”，时间稍稍一久，自然变得没有东西可填，又得每日提交，所以报表自然变得五花八门。但是此报表的填写频率如果变成每周一次，那么效果会变得截然不同。
不同的报表应该根据报表的性质和报表反映指标的不同设计不同的填写频率，这样报表的填写才会更有效。某些时候，频率和效率之间的关系也许是反比。比如：销售进度报表填写频率应为每天一次；库存报表填写频率应为一到二周一次；SKU分销报表应为每月一次；促销报表应为每天一次……

三、有效的对比和反馈设计

很多时候销售代表填写销售管理报表时都是被动的，除了报表设计纷繁复杂、填写频率太过频繁以外，另外一个原因可能就是销售代表本身并没有体会到销售管理报表带给销售的帮助，而这种对销售帮助的体现反映在报表里，就是报表的对比和反馈设计。
由上边的表2，我们已经看到了对比和反馈的设计，通过“当日销售金额”、“累计销售金额”、“计划销售金额”、“完成销售比率”等指标销售经理和销售代表可以对实际销售完成与计划销售进度做出比较，对已完成的比率和时间是否成正比做出比较，同时，还可以通过表2对不同销售人员的工作完成指标进行横向对照归纳。这样，销售经理和销售人员可以掌握销售进度，通过同其他销售代表之间的比较也可以了解该销售代表的不足和同别人的差距，这样才能制定如何追赶的策略；在月底时，销售经理和销售人员还可以利用这张报表进行对比性的销售回顾。
填写简单、填写指标数字化、让销售人员填写方便、符合实际的填写频率不会浪费销售人员的时间，而且通过销售管理报表的对比和反馈，又能对销售管理和销售工作起到有效帮助。这样的报表才是成功的报表，这样的报表才会成为销售经理们进行销售管理的一种有效工具。

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