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与经销商公司文员的相 处

2013-12-11 15:43| 查看: 25394| 评论: 0|原作者: 潘文富

摘要: 厂家业务人员与经销商文员建立关系,也许对销售工作的帮助不是很大,也不直接,但是换个角度想一想,经销商的文员们,只要不给厂家业务人员惹麻烦,就已经算是帮忙了。

稍微有点规模的经销商公司,已经开始划分前后台,前台是业务经营层面,会设定诸如促销员、业务员、业务主管之类的工作岗位,而后台则是内部管理层面,会设定财务、行政、督导、内勤等岗位。在后台岗位设置中,各类型的文员是相对层级较低的岗位,例如办公室文员、前台文员、销售文员、内勤文员、财务文员、打单文员等。其地位级别虽然不高,但也是整个销售系统的组成分子。

那么,作为厂家业务人员,工作指向主要是销售业绩,自然要和经销商的业务团队交往得多些。然而,与经销商的业务团队建立关系,虽然与销售业绩的关联度最高,但关系建立的技术难度较大,所要耗费的时间也较长,有时候还要配套一些资源投入,对厂家业务人员的人际沟通能力存在一定的要求。若没有足够的技术把握,则可把与经销商员工关系建立的方向先集中在后台,尤其是后台中的层级较低的各类文员。

经销商公司后台文员的基本特征:

一、性别

大多数为女性。

二、年龄

年轻化,20~30岁为主要年龄段。

三、来源

1.经销商家族成员的亲属子女,诸如外甥女、侄女之类较为常见。

2.普通外招入职。

四、学历

由于工作本身需要涉及到文字、单据、数据、电脑录入等工作,需要自身有一定文化水平,所以,就平均值而言,经销商公司的文员文化水平往往是高过业务团队的,高中以上是“起步价”。

五、职业化背景与专业技术

绝大多数经销商文员缺乏大型正规企业的工作背景,对企业化的内务运营状态较少接触,再加上经销商公司普遍落后的内务体系,也没有系统的技术培训系统。这使得大多数经销商文员的专业技术有限,企业化意识较为淡漠,对流程标准、时间管理、工作事件分类管理、预案、备份,甚至是文件分类管理、可视标示化管理、清理整顿这些内务连基本的概念都不具备。

当然,也有些文员对自身的职业技术是有一定的学习规划的,职业技术学习主要是财务或是行政管理方面,这方面可通过文员桌子上摆放的相关学习书籍来判断。

六、工作性质

工作项目的复杂程度不高,但较为繁琐,且是重复执行。

七、工作态度

由于工作环境封闭、办公场地的整洁程度有限、收入有限(也没什么外快)、工作性质琐碎且重复、经常打交道的外勤业务人员素质低且往往丢三落四从而给内勤文员带来不少麻烦,且在公司受尊重程度较低,所以,经销商文员鲜有保持积极乐观心态的。

八、职业发展规划

首先,99%的经销商公司对员工没有导入职业规划,加上国人也不喜欢做规划,也就导致了绝多大数经销商文员没有清晰系统的职业发展规划。当然了,对个人的未来,虽然没有清晰的书面文字规划,有时候肯定还是要想想的,例如做到主管级;在当地换家更大的公司;到更大的城市打工;学成技术,再回家支援家里的生意;或者嫁个好老公

九、生活态度

毕竟是年轻的女孩子,热爱生活,爱做梦,虽然容易上火生气,但也很快就能忘掉,这里尤其是要注意那些能把自己桌子收拾干净,并且布置些花花草草的文员。

十、信息收集能力

女性的信息收集能力强,但保密工作又都做得不好。

长期在公司内部,自然对公司各类信息掌握得非常到位,甚至能成为公司的八卦中心,诸如谁谁被老板骂了、谁谁要走了、谁谁要被提拔了,完全门儿清,至于老板今天的心情如何,老板和老板娘昨晚有没打架,那更是焦点所在。

十一、常见的工作问题

基于职业技术的欠缺,文员的工作中经常出现的问题有:

1.每天在找东西上要花费大量的时间,找文件、找物品。

2.经常与业务员或是其他同事之间,为某个事情扯皮。

3.忘事,丢三落四。

4.因为缺乏有效的时间管理,不能合理分配自己的工作时间,经常忙死或是无所事事。

5.对一些需要持续进行的工作,缺乏跟进意识,跟着跟着就丢了。

作为厂家业务人员,在与经销商文员建立关系这个事情上,首先要明确价值所在,人无利不起早嘛,文员虽然不直接涉及销售工作,但在其他方面,也是能起到一定作用的:

1.了解经销商内部的实质情况,作为直接的信息来源,这是首要的价值,通过文员,可以直接了解到经销商公司的整体运营状况、销售出货情况、回款情况、老板的情绪变化、人事变动信息,乃至竞品的合同条款和销售动态。通过文员所收集到的信息,甚至可以完成大部分的经销商档案。

2.销售后台的单据处理集中在销售文员手里,可以把涉及到自己厂家的单据优先处理。

3.以文员作为桥梁,利用其与业务人员或是财务人员的关系,建立或是强化巩固厂家业务员与经销商业务人员及财务人员的关系。

4.有亲属关系的文员,还能在一定程度上,把厂家或是厂家业务人员的正面信息传递到老板那里去。

5.通过对老板或是财务人员情绪变化的了解,让厂家业务人员准确把握拜见经销商老板或是回款的机会点。

关键的是,相对于经销商公司里的各类牛人,文员相对容易接近,沟通也较为简单,建立关系的成本也较低。

那么,怎么接近并建立关系呢?

一、             找个理由接近

接近一个人,一定要有理由的,即便给对方好处,也得有理由的。在接近文员时,厂家业务人员需要设定一个事由,哪怕是没事找事,诸如查一个单据、查一个出货价格,基本上是人家文员可以轻轻松松且可以立马搞定的事情。

二、感谢、尊重对方在麻烦人家文员之后,作为厂家业务人员,首先给经销商文员带来的,就是感谢与尊重,反复表示感谢,强调对方文员所作出的贡献和价值。这没有成本,也是地位级别低下的文员所乐于接受的。

三、帮助文员解决工作中的一些实际问题。

1.针对经销商文员缺乏时间管理概念,可提供年度或是月度时间安排表,做简单的时间标记管理。

2.针对文员在办公室里经常找文件找东西,提供文件分类标签、物品分类标签,或是帮助文员制作物品储藏分布图、办公室内务指示标牌之类管理工具。

3.针对文员经常与其他员工之间的扯皮纠纷(扯皮的根源是缺乏证据),可建议文员开始建立文字或是录音记录的习惯,做凭证保留,若费用许可,还可直接提供一些凭证保留的工具,例如会议记录本、便签记录本、电话录音器等设备。

4.针对文员自己出现忘事的情况,保持提醒对方凡事形成即时文字记录(切忌脑袋记事),并使用待办事务表、时间管理表、桌面提醒台卡、桌面便签程序提醒、手机定时提醒等手段,确保自己不忘事。

5.对于一些需要重复办理,或是在某个特定日期办理,或是某个需要长期多次跟进的工作事项,可提供固定工作时间管理/提醒表、长期工作事务跟进记录表等工具,来帮助文员做好此类工作的进度管理,避免遗忘或是跟丢了。

四、建立个人好感

通过前期某个设定的小事件来建立接触联系,再通过对文员在工作中的实质性帮助,来建立经销商文员对厂家业务人员的个人好感,即便厂家业务人员沟通能力有限,但能把前面所列的这些辅助型工作做好,照样也能获得对方的好感。(编辑:袁航market@vip.sina.com


(作者: 潘文富)

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